Nils Müller

Eine wichtige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten stellt die Einwilligung dar. In Art. 7 DSGVO sind die Anforderungen an eine wirksame datenschutzrechtliche Einwilligung festgehalten. Eine Einwilligung kann nur dann wirksam erteilt werden, wenn der Betroffene in voller Kenntnis des Umfangs der geplanten Verarbeitung und freiwillig sein Einverständnis zur Verarbeitung erteilt. Bereits bei Erteilung der Einwilligung muss der Betroffene auf sein Widerrufsrecht hingewiesen werden.

Die Schriftform ist für die Erteilung der Einwilligung nicht mehr explizit vorgesehen. Einwilligungen können daher nunmehr auch in mündlicher oder elektronischer Form wirksam erteilt werden. Allerdings müssen die Unternehmen nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung eingewilligt hat. Werden Einwilligungen durch eine schriftliche Erklärung eingeholt, die noch weitere Sachverhalte betrifft (z. B. Einwilligung im Arbeitsvertrag), so muss die Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache erfolgen.

Die DSGVO enthält auch spezielle Vorgaben zu Einwilligungserklärungen Minderjähriger.[1] Einwilligungserklärungen von Minderjährigen, die das 16. Lebensjahr vollendet haben, sollen grundsätzlich wirksam sein. Wenn ein Minderjähriger das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, so bedarf es der Einwilligung des Erziehungsberechtigten.

 
Praxis-Tipp

Einwilligungen prüfen

Vor der DSGVO erteilte Einwilligungen gelten fort, sofern sie der Art nach den Bedingungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen.[2] Zu den Vorgaben hinsichtlich Einwilligungen enthalten die Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung gemäß Verordnung 2016/679 des Europäischen Datenschutzausschusses ("EDSA") sowie die Orientierungshilfe zur Einwilligung nach der Datenschutz-Grundverordnung des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz ("BayLfD") wertvolle Praxishinweise. Der EDSA und der BayLfD sehen es als problematisch an, wenn Arbeitgeber die personenbezogenen Daten ihrer derzeitigen oder zukünftigen Arbeitnehmer auf der Grundlage der Einwilligung verarbeiten, da es unwahrscheinlich ist, dass diese freiwillig erteilt wurde. Für die meisten dieser Fälle der Datenverarbeitung am Arbeitsplatz kann und sollte die Rechtsgrundlage aufgrund der Natur des Verhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht die Einwilligung des Arbeitnehmers sein.

Einwilligungen im Arbeitsverhältnis

Eine Einwilligung durch Arbeitnehmer kommt im Arbeitsverhältnis nach Auffassung der Datenschutzbehörden nur in Ausnahmefällen in Betracht.[3] Eine Einwilligung ist nur dann zulässig, wenn der Beschäftigte diese freiwillig abgibt. Aufgrund des Über-/Unterordnungsverhältnisses von Arbeitgeber zu Beschäftigtem ist diese Freiwilligkeit einer Einwilligungserklärung kritisch zu hinterfragen. Einer tatsächlichen Ausübung von Zwang bedarf es für den Entfall der Freiwilligkeit nicht. Vielmehr reicht es aus, wenn sich die betroffene Person subjektiv hinsichtlich der Abgabe ihrer Einwilligung beeinflusst, gedrängt, bestimmt oder gezwungen sieht. Eine Freiwilligkeit wird nur dann gegeben sein, wenn der Beschäftigte eine echte Wahl zur Abgabe der Erklärung hat und bei Nichtabgabe keine Konsequenzen drohen.

Eine Hilfe zur Beurteilung der Freiwilligkeit liefert der Gesetzgeber in § 26 Abs. 2 Satz 2 BDSG. Demnach kann von einer freiwilligen Einwilligung dann ausgegangen werden, wenn

  • für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder
  • der Arbeitgeber und die beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Angesichts des regelmäßig stark ausgeprägten Über-/Unterordnungsverhältnisses sollte die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nur ausnahmsweise in Betracht gezogen werden. So wird die Einwilligung in der Praxis überwiegend in Konstellationen herangezogen, die nicht das Arbeitsverhältnis als solches, sondern Zusatzleistungen des Arbeitgebers betreffen.[4]. Einige Beispiele, bei denen eine Freiwilligkeit bei der Erteilung einer Einwilligung in der Regel gegeben sein wird, sind:

  • Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zur Gesundheitsförderung,
  • Erlaubnis zur Privatnutzung von betrieblichen IT-Systemen,
  • Gestattung privater Nutzung dienstlicher Fahrzeuge,
  • Aufnahme von Namen und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste.

Problematisch ist die Freiwilligkeit der Einwilligung von Beschäftigten z. B. dann, wenn der Abschluss eines (Arbeits-)Vertrags von der Einwilligung abhängig gemacht wird oder die Verweigerung der Einwilligung übermäßig erschwert wird (z. B. durch Notwendigkeit einer gesonderten Begründung).

 
Praxis-Beispiel

Veröffentlichung von Fotoaufnahmen im Internet

Viele Unternehmen präsentieren sich und ihre Mitarbeiter im Internet mit Fotoaufnahmen der Beschäftigten. Eine Rechtsgrundlage abseits der Einwilligung ist für das Anfertigen und Veröffentlichen von Fotoaufnahmen in der Regel nicht gegeben. Unternehmen müssen daher auf die Einwilligung als Re...

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