Datenschutz und neue Medien... / 6.2 Technische Anforderungen

Des Weiteren muss der Sendungsweg technisch aus Datenschutzsicht bewertet werden. Die Anforderungen hierfür legt Art. 32 DSGVO fest. Da die Gehaltsabrechnung auch sensible Daten, wie die Religionszugehörigkeit für den Kirchensteuerabzug und die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers enthalten, muss hier besonders sichergestellt werden, dass nicht unbefugte Dritte Einsicht in diese Daten nehmen können. Schon hieraus folgt, dass die E-Mail verschlüsselt versandt werden muss. Dabei sollte eine end-to-end-Verschlüsselung vom Rechner des Versenders bis zum Rechner des Empfängers zum Einsatz kommen, um eine größtmögliche Integrität gewährleisten zu können. Eine Alternative zur Verschlüsselung gibt es auch aufgrund der sonst entstehenden Haftungsrisiken für den Arbeitgeber nicht.

Sollten keine automatischen Verteiler beim E-Mail-Versand zum Einsatz kommen, muss darauf geachtet werden, dass bei einer manuellen Eingabe keine Fehler unterlaufen und die E-Mail eventuell bei einem anderen Empfänger ankommt. Dies lässt sich u. a. mit dem oben vorgeschlagenen Passwort-System vermeiden.

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