In der Regel dürfte eine elektronische Gehaltsabrechnung im pdf-Format abgespeichert und versandt werden. Das liegt zum einen daran, dass die Erstellung relativ problemlos zu bewerkstelligen ist. Zum anderen kann sich der Arbeitnehmer so seine Gehaltsabrechnung bei Bedarf ausdrucken. Zudem schreibt § 108 der Gewerbeordnung (GewO) vor, dass dem Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung in Textform auszuhändigen ist, sie muss demnach druckbar sein. Das Mindestmaß an das Format der elektronischen Gehaltsabrechnung muss sein, dass sie nachträglich nicht veränderbar ist. Das pdf-Format erfüllt diese Anforderung nur bedingt, da es durchaus Instrumente zur Bearbeitung gibt. Ideal wäre hierzu ein revisionssicheres Archiv-Format, das tatsächlich unveränderbar ist. Idealerweise sollte das Dokument zusätzlich mit einem Passwort versehen werden, das das Öffnen nur einem definierten Personenkreis erlaubt. So könnte z. B. jedem Arbeitnehmer bei seiner Einstellung bzw. bei der Einführung des elektronischen Verfahrens ein Passwort zugewiesen werden, dass nur er und die zuständige Stelle kennt.
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