Datenschutz und neue Medien... / 5.1.1 Vertraulichkeit der Personalakte

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jedem Weiteren der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen nur in gesetzlich legitimierten Fällen oder Fällen der wirksamen Einwilligung durch den Beschäftigten an Dritte weiterzugeben. Bei der Entwicklung eines Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf digitalisierte Akten sollte man sich deshalb von der Frage leiten lassen: Muss ein Mitarbeiter der Abteilung A, B, C im Rahmen seiner Aufgaben Zugriff auf bzw. Einblick in die enthaltenen Informationen X, Y, Z haben?

Unzulässig ist es beispielsweise, wenn ein ehemaliger Arbeitgeber dem neuen Arbeitgeber z. B. telefonische Auskunft über einen Beschäftigten erteilen soll. Eine legale Auskunft lässt die Zweckbindung der Daten auf diesem Weg nicht zu.[1]

Konform wäre dies nur, wenn der ehemalige Arbeitgeber entweder den Beschäftigten um Erlaubnis bittet, oder aber die Informationen an den ehemaligen Beschäftigten mit der Bitte um Weiterleitung an den neuen Arbeitgeber übergibt.

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in einem (internationalen) Konzern (shared services) sollte grundsätzlich bereits über Regelungen im Arbeitsvertrag ausgestaltet werden. So sollte eine Personaldatenverarbeitung durch die Konzernmutter oder eine Einsatzmöglichkeit bei anderen Konzerntöchtern bereits im Arbeitsvertrag geregelt werden. Hintergrund ist die Regelung des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO i. V. m. Erwägungsgrund 48. Demnach kann eine zentralisierte Verwaltung von Beschäftigtendaten in einem Konzernverbund ohne Weiteres datenschutzkonform sein.

Eine transparente Aufklärung des Beschäftigten im Arbeitsvertrag darüber, was mit seinen Daten warum passiert und die Einbeziehung einer möglichen expliziten Einwilligung hierein, wird sich auf die Zulässigkeit der Verwendbarkeit von Daten aus der Personalakte positiv auswirken.

[1] Vgl. Gola/Wronka, Handbuch zum Arbeitnehmerdatenschutz, 4. Aufl., Rz. 1086 ff.

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