Datenschutz und neue Medien... / 5.1 Grundsätze der Personalaktenführung

Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte regelmäßig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber aber keineswegs verpflichtend. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen und der Beschäftigte hat kein generelles Recht darauf, dass der Arbeitgeber bestimmte Daten oder Dokumente für ihn aufbewahrt.

Allerdings muss der Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit seiner Beschäftigten schützen und fördern. Hieraus lassen sich Pflichten ableiten, die für den Fall einzuhalten sind, dass der Arbeitgeber eine Personalakte über seine Beschäftigten anlegt. Daraus haben sich die klassischen Grundsätze des Personalaktenrechts herausgebildet. Diese sind der

  • Grundsatz der Vertraulichkeit
  • Grundsatz der Richtigkeit
  • Grundsatz der Zulässigkeit und
  • Grundsatz der Transparenz

Diese Grundsätze müssen eingehalten werden, unabhängig davon, in welcher Form – ob digital oder in Papier – die Akte geführt wird.

5.1.1 Vertraulichkeit der Personalakte

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jedem Weiteren der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen nur in gesetzlich legitimierten Fällen oder Fällen der wirksamen Einwilligung durch den Beschäftigten an Dritte weiterzugeben. Bei der Entwicklung eines Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf digitalisierte Akten sollte man sich deshalb von der Frage leiten lassen: Muss ein Mitarbeiter der Abteilung A, B, C im Rahmen seiner Aufgaben Zugriff auf bzw. Einblick in die enthaltenen Informationen X, Y, Z haben?

Unzulässig ist es beispielsweise, wenn ein ehemaliger Arbeitgeber dem neuen Arbeitgeber z. B. telefonische Auskunft über einen Beschäftigten erteilen soll. Eine legale Auskunft lässt die Zweckbindung der Daten auf diesem Weg nicht zu.

Konform wäre dies nur, wenn der ehemalige Arbeitgeber entweder den Beschäftigten um Erlaubnis bittet, oder aber die Informationen an den ehemaligen Beschäftigten mit der Bitte um Weiterleitung an den neuen Arbeitgeber übergibt.

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in einem (internationalen) Konzern (shared services) sollte grundsätzlich bereits über Regelungen im Arbeitsvertrag ausgestaltet werden. So sollte eine Personaldatenverarbeitung durch die Konzernmutter oder eine Einsatzmöglichkeit bei anderen Konzerntöchtern bereits im Arbeitsvertrag geregelt werden. Hintergrund ist die Regelung des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO i. V. m. Erwägungsgrund 48. Demnach kann eine zentralisierte Verwaltung von Beschäftigtendaten in einem Konzernverbund ohne Weiteres datenschutzkonform sein.

Eine transparente Aufklärung des Beschäftigten im Arbeitsvertrag darüber, was mit seinen Daten warum passiert und die Einbeziehung einer möglichen expliziten Einwilligung hierein, wird sich auf die Zulässigkeit der Verwendbarkeit von Daten aus der Personalakte positiv auswirken.

5.1.2 Richtigkeit und Vollständigkeit der Personalakte

Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie beispielsweise Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen wie auf wertende Aussagen. Deswegen muss bei der Speicherung von Leistungsdaten darauf geachtet werden, dass der durch die Akte vermittelte Gesamteindruck des Beschäftigten zutreffend ist. Eine massiv unzutreffende Darstellung wäre ein unzulässiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten.

Aus dieser Feststellung erwächst das Recht des Beschäftigten, selbst Erklärungen in die Personalakte aufnehmen zu lassen und der Anspruch auf Korrektur oder Entfernung unzutreffender Sachverhalte.

Als weiterer Teilaspekt tritt zur Richtigkeit die Vollständigkeit hinzu. Nur ein vollständiges Gesamtbild ist auch ein richtiges. Beide Parteien haben ein Anrecht auf eine lückenlose Darstellung der dienstlichen Laufbahn.

5.1.3 Zulässigkeit und Transparenz der Personalakte

Die Unzulässigkeit von Personalakteninhalten ist an den soeben beschriebenen Grundsätzen zu messen. So können Daten unzulässig gespeichert sein, wenn deren Verwendung trotz inhaltlicher Richtigkeit gegen das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verstoßen würde. Dies ist beispielsweise bei Daten der Fall, die bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement erhoben wurden: Diese dürfen nicht Bestandteil der Personalakte werden und auch nicht im Rahmen von Kündigungsverfahren gegen den Beschäftigten verwendet werden (Verwertungsverbot). Unzulässig sind ebenso Inhalte, die nicht den wahren Tatsachen entsprechen oder ein ...

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