Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 1.4.2 Inhalte einer Betriebsvereinbarung zu E-Mail und Internet

Im Hinblick auf die Inhalte einer solchen Betriebsvereinbarung (BV) sollen hier kurz die wichtigsten Regelungspunkte aufgezeigt werden:

• Reichweite der BV bezogen auf die Unternehmens- bzw. Konzernstruktur
• Anwendbarkeit nur für Arbeiter und Angestellte, §§ 77, 5 BetrVG
• Umfassende Einbeziehung aller Geräte und Dienste in den sachlichen Anwendungsbereich, die der elektronischen Kommunikation in irgendeiner Form dienen, als Besonderheiten sind hier nur exemplarisch zu nennen VoIP-Dienste, elektronische Kalender (insbesondere mit Gruppenfunktionen), mobile Endgeräte wie Telefone oder Tablets, Desktop-PCs, Laptops, USB-Sticks und Multifunktionsgeräte wie z. B. FollowMe-Printer oder Cloud-Anwendungen
• Klare Benennung der Ziele, hier insbesondere die Archivierungspflichten. Eine Erwähnung der Kontrollpflichten des Arbeitgebers kann ebenfalls nicht schaden

• Regelung des allgemeinen Verhaltens im Kontext mit diesen Systemen, insbesondere zu E-Mail-Diensten:

  • Ausschluss widerrechtlicher Handlungen
  • Netzwerk und Unternehmensinteressen darf nicht geschadet werden
  • Geheimhaltung von Zugangsdaten zu betrieblichen Systemen und Untersagung der Nutzung derselben Zugangsdaten im privaten Bereich
  • Anlegen eines E-Mail-Ordners "privat", in den private E-Mails verschoben werden
  • Keine Bearbeitung betrieblicher E-Mails von privaten Accounts aus
  • Aufnahme eines Hinweises, dass Spam-E-Mails automatisch ausgefiltert werden
• Aufnahme der Zweckbindung der Protokollierung des Datenverkehrs zur Analyse und Korrektur technischer Fehler, zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Optimierung und Steuerung der Kommunikationssysteme, zur statistischen Feststellung des Gesamtnutzungsvolumens und zur Missbrauchskontrolle
• Beschreibung des Archivierungsverfahrens für E-Mails