Datenschutz im Personalwesen / 3.3 Grundsätze der Personalaktenführung

Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte regelmäßig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber aber keineswegs verpflichtend. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen und der Beschäftigte hat kein generelles Recht darauf, dass der Arbeitgeber bestimmte Daten oder Dokumente für ihn aufbewahrt.

Allerdings muss der Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit seiner Beschäftigten schützen und fördern.[1] Hieraus lassen sich Pflichten ableiten, die für den Fall einzuhalten sind, dass der Arbeitgeber eine Personalakte über seine Beschäftigten anlegt. Daraus haben sich die klassischen Grundsätze des Personalaktenrechts herausgebildet. Diese sind der

  • Grundsatz der Vertraulichkeit

    Personalakten sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Der Zugriff auf die Akten sollte daher nur der Geschäftsführung sowie Mitgliedern der Personalabteilung möglich sein.

  • Grundsatz der Richtigkeit

    Der Beschäftigte hat einen grundsätzlichen Anspruch, dass alle Angaben in der Personalakte richtig sind. Sollte z. B. während einer Einsicht in die eigene Akte eine Unrichtigkeit festgestellt werden, so wäre diese umgehend zu korrigieren.

  • Grundsatz der Vollständigkeit

    Die Personalakte muss zudem vollständig sein. Der Akten sind so zu führen, dass jeder Beschäftigte stets Einsicht in die gesamte Akte nehmen kann.

  • Grundsatz der Transparenz

    Zudem muss die Akte transparent geführt werden. Auswuchs dieses Prinzips ist das Recht auf Akteneinsicht durch den Beschäftigten.

Diese Grundsätze müssen eingehalten werden, unabhängig davon, in welcher Form – ob digital oder in Papier – die Akte geführt wird.[2]

Sonderfall des Beweisverwertungsverbots im gerichtlichen Prozess

Sollen Informationen aus digitalen Personalakten im gerichtlichen Prozess verwendet werden, so z. B. in einem Kündigungsprozess, ist darauf zu achten, dass die dargebrachten Informationen nicht unter Verstoß des Datenschutzrechts erlangt worden sind. Dies hat das Bundesarbeitsgericht ausdrücklich in seinem sog. Spind-Urteil festgestellt.[3] Informationen, die unter Verstoß des § 32 BDSG a. F. (Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) gewonnen wurden, unterliegen einem sog. Beweisverwertungsverbot bzw. Zeugenvernehmungsverbot. Diese Verbote ergeben sich, nach höchstrichterlicher Rechtsprechung des BAG, unmittelbar aus dem Verstoß gegen § 32 BDSG a. F., jetzt § 26 BDSG. Für die Personalabteilung bedeutet dies, dass das Datenschutzrecht und das allgemeine Persönlichkeitsrecht von Betroffenen unbedingt beachtet werden müssen. Dies gilt insbesondere für die Gewinnung von Informationen, die gegen den Betroffenen verwendet werden sollen.

 
Praxis-Tipp

Bei Ermittlungen im Unternehmen ggf. Behörden oder Berater einschalten

Beim Erheben und Speichern von Beschäftigtendaten ist unbedingt darauf zu achten, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Im Zweifel sollte bei einer unternehmensinternen Ermittlung lieber früher als später eine staatliche Behörde oder ein rechtlicher Berater hinzugezogen werden.

[1] Vgl. § 75 Abs. 2 BetrVG und die allgemeinen Normen des BDSG.
[2] Detaillierte Hinweise zu diesen Punkten bietet der Beitrag Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung ab Abschn. 5.1.
[3] BAG, Urteil v. 20.6.2013, 2 AZR 546/12; im entschiedenen Fall ging es um die Rechtmäßigkeit einer Kündigung aufgrund des Verdachts von Diebstahlsdelikten.

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