Datenschutz im Personalwesen / 2.5.3 Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses

Auch nach Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses darf das Unternehmen die Daten ausgeschiedener Beschäftigter weiter verarbeiten, wenn dies nach § 26 BDSG erforderlich ist. Dies wird in der Regel vor allem bei Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses sowie bei einer möglichen betrieblichen Altersvorsorge gegeben sein. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die Daten ehemaliger Beschäftigter nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies erforderlich ist. Die Verwahrungsfrist ist nur für bestimmte Teile der Personalakte gesetzlich geregelt. So müssen Lohnunterlangen nach § 257 HGB über einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Daher sollten Personalakten spätestens 6 Jahre nach dem Ausscheiden eines Beschäftigten datenschutzkonform vernichtet werden.

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