Datenschutz im Personalwesen / 2.5.2 Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Auch im laufenden Beschäftigtenverhältnis ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Grundlage erlaubt ist oder die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer eingewilligt hat.

2.5.2.1 Erfassen und Speichern von Stammdaten

Unternehmen dürfen nur solche Daten über ihre Beschäftigten speichern, die zur Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind. Dazu zählen vor allem die Stammdaten der Beschäftigten sowie Angaben zur Ausbildung und beruflicher Qualifikation. Nicht erforderlich und damit nicht erfasst werden sollten Daten aus der Privatsphäre des Beschäftigten (wie. z. B. Hobbys, persönliche Interessen oder kulinarische Vorlieben).

Das Anfertigen einer Kopie von Ausweisdokumenten (Reisepass, Personalausweis) ist nur unter strengen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen möglich, die im Arbeitsverhältnis in der Regel nicht gegeben sind. Besteht keine Erforderlichkeit zur Anfertigung und Vorhaltung einer Ausweiskopie, sollte diese daher unterbleiben.

Gleichsam verhält es sich mit Kopien des Führerscheins. Nach den Vorschriften des Straßenverkehrsgesetzes ist das Unternehmen verpflichtet, diejenigen Beschäftigen, die ein Firmenfahrzeug erhalten, auf das Vorhandensein eines Führerscheins zu prüfen. Nicht erforderlich ist dabei das Anfertigen einer Kopie des Führerscheins, da eine Sichtprobe samt Protokollierung derselben ausreicht. Das Anfertigen einer Kopie ist daher, aufgrund fehlender Erforderlichkeit, unzulässig.[1]

Eine datenschutzkonforme "Führerscheinüberprüfung" ist aber dann gegeben, wenn sich der Fuhrparkleiter oder der Vorgesetzte den Führerschein vorzeigen lässt und dies entsprechend protokolliert ("Führerschein der/s Beschäftigten [Name einfügen] wurde durch mich am [Datum einfügen] eingesehen. [Unterschrift Prüfer]").

[1] So auch Landesbeauftragter für Datenschutz Freie Hansestadt Bremen, Tätigkeitsbericht 2015, S. 52 ; andere Ansicht: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Tätigkeitsbericht 2013/14, S. 112.

2.5.2.2 Umgang mit Daten zur Arbeitszeit

Da die Arbeitszeit in der Regel die Grundlage für die Vergütung einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers darstellt, hat das Unternehmen regelmäßig ein berechtigtes Interesse, die Arbeitszeiten der Beschäftigten festzuhalten. Bei der Ausgestaltung der Ermittlung der Arbeitszeit hat das Unternehmen im Wesentlichen freie Hand. So können Arbeitszeiten per Stechuhr, Chipkarte oder manuell auf Papier erfasst werden. Unzulässig wird in der Regel die Erfassung der Arbeitszeit mittels biometrischer Daten (Fingerabdruck-Scanner oder Iris-Erkennung) sein. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass diese Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies zur Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses relevant ist. Eine Aufbewahrung ist jedoch stets zulässig, wenn die Daten zur Durchsetzung oder zur Abwehr von eigenen Ansprüchen oder zur Durchführung eines Kündigungsverfahrens benötigt werden. In der Regel kann jedoch eine Aufbewahrungszeit von 2 Jahren als gerechtfertigt angesehen werden.

Bei Beschäftigten, die unter das Mindestlohngesetz fallen, ist die Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit sogar gesetzlich vorgeschrieben. Diese Aufzeichnungen müssen für mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.[1]

2.5.2.3 Umgang mit Daten zum Gesundheitszustand

Daten zum Gesundheitszustand eines Beschäftigten genießen über Art. 9 DSGVO einen gesteigerten Schutz. Sie dürfen nur in engen Grenzen verarbeitet werden. Häufigster Anwendungsfall dürfte der Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sein. Aufgrund der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall hat das Unternehmen ein berechtigtes Interesse an diesen Daten und darf diese daher verarbeiten. Bei der Verarbeitung ist jedoch darauf zu achten, dass diese Daten nur der Personalabteilung und dem jeweiligen Vorgesetzten bekannt gegeben werden dürfen. Unzulässig ist daher der häufig in Unternehmen aufzufindende "Krankheitskalender", in dem alle Krankheitstage der Beschäftigten einer Abteilung eingetragen werden.

 
Praxis-Tipp

Abwesenheitskalender führen

Statt eines Krankheitskalenders kann ein Abwesenheitskalender geführt werden. Dort können alle Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) unter dem Sammelmerkmal "abwesend" eingetragen werden. Somit kann (zumindest rückwirkend) kein Schluss auf den Grund der Abwesenheit getroffen werden.

2.5.2.4 Die Einwilligung im Beschäftigtenkontext

Sofern keine Rechtgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigtenkontext greift, kann eine Verarbeitung nur noch auf eine Einwilligung des Beschäftigten gestützt werden. Eine Einwilligung ist allerdings nur dann zulässig, wenn der Beschäftigte diese freiwillig abgibt. Aufgrund des Über-/Unterordnungsverhältnisses von Arbeitgeber zu Beschäftigtem ist vor allem die Freiwilligkeit einer Einwilligungserklärung kritisch zu hinterfragen. Diese wird nur dann gegeben sein, wenn der Beschäftigte eine echte Wahl zur Abgabe der Erklärung hat und bei Nichtabgabe keine Konsequenzen drohen.

Eine Hilfe zur Beurteilung der Freiwilligkeit liefert der Gesetzgeber in § 26 Abs. 2 Satz...

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