Datenschutz im Personalwesen / 2.5.1.3 Dauer der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen

Sofern einem Bewerber abgesagt wird, sollten die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Versendung der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Unterlagen. Davon sind auch per E-Mail weitergeleitete Unterlagen und ggf. Kalendereinträge betroffen, wenn dort Bewerbungsunterlagen "angehängt" sind. Sofern elektronische Daten durch die Personalabteilung an andere Stellen im Unternehmen übersandt werden (wie z. B. potenzielle Führungskräfte oder Vorgesetzte), sollten diese Empfänger durch die Personalabteilung regelmäßig zur Löschung angehalten werden. Über diesen 6-monatigen Zeitpunkt hinaus besteht kein Interesse an der Aufbewahrung. Sofern die Unterlagen dennoch aufbewahrt werden sollen, ist vom Bewerber eine Einwilligung einzuholen.

 
Praxis-Tipp

Klären Sie die Fachabteilung über die Aufbewahrung und die Vernichtung auf

Sofern Bewerbungsunterlagen per E-Mail im Unternehmen kommuniziert werden, sollten alle Empfänger zumindest halbjährlich zur Löschung von Bewerbungsunterlagen angehalten werden. Dies kann z. B. über eine Rund-Mail an alle Empfänger erfolgen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

um in unserem Unternehmen die Vorgaben des Datenschutzes beim Umgang mit Bewerbern einzuhalten, bedarf es Ihrer Unterstützung. Wir als Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen von nicht eingestellten Bewerbern zu löschen. Bitte löschen Sie aus Ihrem E-Mail-Postfach bzw. Ihrem Kalender alle Bewerbungsunterlagen von Bewerbern, die sich bei uns vor dem [Datumsangabe einfügen] beworben haben.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung

Im Falle einer Einstellung sollten die Bewerbungsunterlagen in der Personalakte gespeichert bzw. abgelegt werden.

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