Der Personalabteilung kann die Aufgabe zuteilwerden, eine Richtlinie für den Beschäftigtendatenschutz am Arbeitsplatz zu entwickeln und deren Einhaltung zu überwachen. Es macht Sinn, bei der Erstellung anhand einer Checkliste vorzugehen. Folgendes sollte dabei berücksichtigt werden:
- keine personenbezogenen Informationen telefonisch mitteilen,
- Erforderlichkeit klären,
- nur notwendige Auskünfte erteilen,
- Löschfristen festlegen,
- Prinzip der Datenminimierung beachten,
- Zugriffsrechte nach konkretem Bedarf festlegen,
- manuell erstellte Listen vermeiden,
- Empfänger korrekt angeben und Interesse an Daten prüfen,
- Daten nicht einsehbar übermitteln (z. B. Akten in verschlossenem Umschlag transportieren),
- Auskünfte nur an Betroffenen bzw. Berechtigten,
- Arbeitsplätze so organisieren, dass personenbezogene Daten nicht einsehbar sind,
- Datenschutz bei der Übermittlung von Personaldaten beachten (z. B. verschlüsselter E-Mail-Versand oder postalischer Versand per Einschreiben)
- individuelle Schrankschlüssel verwenden (keine Standardschlüssel).
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