Datenschutz, Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO

Kurzbeschreibung

Diese Checkliste bietet einen Überblick über das Vorgehen bei einer Auskunftsanfrage eines Beschäftigten sowie über die Inhalte, die der Verantwortliche dem betroffenen Beschäftigten mitteilen muss.

Vorbemerkung

Dem Betroffenen einer Datenverarbeitung steht ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO zu. Macht der Betroffene von seinem Auskunftsrecht Gebrauch, so muss der Verantwortliche umfangreich Auskunft über die vorgenommenen Datenverarbeitungen geben.

Art. 15 DSGVO ist das bedeutendste Recht der Betroffenen von Datenverarbeitungen. Mit dem Recht auf Auskunft kann jeder Betroffene erfahren, welche Daten verarbeitet werden und basierend auf diesen Informationen ggf. weitere Ansprüche, wie Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend machen. Der Betroffene muss selbst dann informiert werden, wenn das Unternehmen keinerlei personenbezogene Daten bearbeitet. In diesem Fall beschränkt sich die Antwort auf eine Auskunft darauf, dass zur anfragenden Person keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Im Gegensatz zu den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO muss das Auskunftsrecht jedoch proaktiv vom Betroffenen geltend gemacht werden. Der Betroffene muss sich folglich mit einer Anfrage an das Unternehmen wenden.

Datenschutz, Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO

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Schritt 1: Eingang eines Auskunftsanspruchs
[ ]	Überprüfen Sie sorgfältig, ob die erhaltene Anfrage ein Auskunftsanspruch gemäß Art. 15 DSGVO ist. Prüfen Sie den Inhalt einer Anfrage mit der Überlegung: "Was will die Person eigentlich sagen?" Beispiele: "Welche Daten habt ihr von mir?" "Was habt ihr über mich gespeichert?"
Schritt 2: Notieren Sie die Frist
[ ]	Notieren Sie das Datum des Eingangs sowie die Monatsfrist zu Bearbeitung der Anfrage.
Schritt 2.5: Ggf. Identitätsprüfung
[ ]	Der Auskunftsanspruch steht nur der Person zu, deren Daten auch verarbeitet werden. Bei Zweifeln an der Identität der betroffenen Person, sind Sie berechtigt, weitere Informationen zu fordern.
Schritt 3: Sammeln der personenbezogenen Daten
[ ]	Suchen Sie sorgfältig nach allen Daten der betroffenen Person in Ihren Systemen.
Schritt 3.5: Ggf. Negativauskunft
[ ]	Wenn Sie keine Daten zu der betroffenen Person in Ihren Systemen finden können, erteilen Sie bitte eine Negativauskunft.
Schritt 4: Zusammenstellung der Antwort
[ ]	Formulieren Sie eine klare und verständliche Antwort auf das Auskunftsersuchen, in der alle personenbezogenen Daten bereitgestellt werden. Hier finden Sie ein Muster für eine Auskunft.
Schritt 4.5: Ggf. Schwärzen der Dokumente
[ ]	Sofern die Dokumente Informationen enthalten, die Rechte Dritter betreffen oder der Verschwiegenheit unterliegen, wie z.B. Berufs- oder Geschäftsgeheimnisse, schwärzen Sie die betreffenden Passagen.
Schritt 5: Erstellung einer Kopie der Daten
[ ]	Fügen Sie gegebenenfalls eine Kopie der Daten hinzu, die Sie über die betroffene Person gespeichert haben.[1] Beispiel: Eine Kopie der eingereichten Bewerbungsunterlagen.
Schritt 6: Überprüfung und Genehmigung
[ ]	Senden Sie das Antwortdokument an den/die Datenschutzbeauftragten oder die Rechtsabteilung zur abschließenden Prüfung und Freigabe.
Schritt 7: Versenden Sie die Antwort
[ ]	Wenn Sie die Freigabe erhalten haben, senden Sie die Antwort an die betroffene Person. Beachten Sie die gesetzliche Frist von einem Monat ab Eingang des Antrags.
Schritt 8: Archivieren Sie den Vorgang
[ ]	Archivieren Sie eine Kopie der gesendeten Antwort sowie alle relevanten Unterlagen.

[1] Der EuGH hat 2023 entschieden, dass die erste Kopie kostenlos zu erteilen ist (Urteil v. 26.10.2023, C-307/22). Es darf keine Aufwandsentschädigung von der betroffenen Person verlangt werden.