Das Mitarbeitergespräch als Teil der Personalführung / 6 Die richtige Vorbereitung

Die Bedeutung der Vorbereitung auf ein Gespräch wird häufig unterschätzt. Der Vorgesetzte neigt mit Blick auf das Tagesgeschäft schnell zu der Ansicht, die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas eigentlich im Kopf zu haben und verzichtet daher auf die Vorbereitung. Doch nicht immer ist Verlass auf eine umfassende Gesprächsroutine oder die Fähigkeit zur Improvisation.

Durch eine angemessene Vorbereitungwird sichergestellt, dass

• sich die Gesprächsdauer in einem angemessenen Rahmen hält,
• sie sich nicht auf der Beziehungsebene festfahren,
• die Gesprächsziele erreichtwerden oder man ihnen zumindest näher kommt und
• das Gespräch mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis endet.

6.1 Organisatorische Vorbereitung

Die Frage, ob schriftlich oder mündlich eingeladen wird, hängt vom jeweiligen Gesprächsanlass ab. Zu Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden, wie z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch empfiehlt sich die schriftliche Einladung. Gesprächsanlässe wie z. B. Feedback-Gespräche, Rückkehrgespräche usw. werden in der Regel mündlich vereinbart. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig informiert wird, und zwar über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gespräches. So kann sich auch der Mitarbeiter entsprechend auf das Gespräch vorbereiten.

Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hängt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.

Praxis-Tipp

Zeitplanung

Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern auch für die Anliegen Ihres Gesprächspartners.

Die meisten Mitarbeitergespräche werden in der Regel im Büro des Vorgesetzten geführt. Das Gespräch sollte am Besprechungstisch oder in einem geeigneten Besprechungsraum stattfinden. Damit wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass das Gespräch eine besondere Bedeutung hat.

Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, vorausgesetzt, die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit ist sichergestellt. Durch das Gespräch am Arbeitsplatz wird dem Gespräch ein Stück der Vorgesetzten-Mitarbeiter-Situation, die für viele Mitarbeiter gesprächshemmend wirkt, entzogen, sodass Vertrauen auf Seiten des Mitarbeiters geschaffen wird.

Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst:

Checkliste: Organisatorische Gesprächsvorbereitung

• Wann findet das Gespräch statt?
• Ist genügend Zeit eingeplant?
• Wo findet das Gespräch statt?
• Wurde (falls nötig) ein Besprechungsraum gebucht?
• Ist der Besprechungsraum vorbereitet?
• Sind Störungen, Unterbrechungen ausgeschlossen?

• Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig informiert über

  • Termin und Ort,
  • Gesprächsinhalt,
  • notwendige Vorbereitungen?
• Sind alle nötigen Unterlagen vorbereitet und zusammengestellt?
• Stehen die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung (z. B. Visualisierungshilfen, Block)?
• Bestehen faire Sitzverhältnisse?
• Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer?
• Sind diese über Zeitpunkt, Ort und Inhalt des Gesprächs informiert?
• Wer übernimmt welchen Gesprächsteil?

6.2 Inhaltliche Gesprächsvorbereitung

Das Mitarbeitergespräch ist ein Zweckgespräch, das mit einer ganz bestimmten Absicht geführt wird. Besonders deutlich wird dies durch die Vielzahl der verschiedenen Gesprächsanlässe. Vorgesetzter und Mitarbeiter verfolgen im Mitarbeitergespräch ganz bestimmte Ziele, die sie erreichen wollen. Je mehr Klarheit über das verfolgte Ziel besteht, umso besser kann die Gesprächsführung darauf ausgerichtet werden und umso leichter kann überprüft werden, ob das Ziel auch erreicht wurde. Am Ende des Gesprächs sollte jeder Gesprächsteilnehmer das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben.

Außerdem muss das Gesprächsziel realistisch sein, d. h. im Mitarbeitergespräch müssen rechtlich mögliche und persönlich zumutbare Ziele vertreten werden. Um über die notwendige Flexibilität zu verfügen, sollten die Zielsetzungen vor dem Gespräch dahingehend vorbereitet werden, dass sowohl ein wünschenswertes Maximalziel als auch ein mindestens zu erreichendes Minimalziel formuliert wird. Für den Fall, dass die ursprüngliche Zielrichtung aufgrund neuer, sich erst im Gespräch ergebender Tatbestände dennoch nicht verfolgt werden kann, sollten Alternativziele definiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass dem Mitarbeiter am Ende des Gesprächs auf jeden Fall eine Zusage erteilt werden kann, sodass das Gespräch nicht ohne ein Ergebnis für beide Gesprächspartner abschließt.

Nachfolgend ist ein Beispiel über mögliche Zielsetzungen im Mitarbeitergespräch aufgeführt.

Praxis-Beispiel

Gehaltsgespräch

Ein Mitarbeiter, der außerhalb der tariflichen Gehaltserhöhungen schon lange nicht mehr berücksichtigt wurde, hat um ein Gehaltsgespräch gebeten. Wegen der angespannten wirtschaftlichen Situation möchte der Vorgesetzte mit einer sehr niedrigen oder ganz ohne eine Gehaltserhöhung durchkommen und überlegt sich deshalb Alternativen, um den Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

• Maxima...