Compliance-Management: Bede... / 2.2.2 Originäre Compliance-Prozesse

Nachstehend einige Beispiele für Compliance-eigene Prozesse: Verfahren für anonyme Hinweise oder Anfragen, Bearbeitung und Dokumentation von Compliance-Vorgängen (Case-Reporting- und Case-Management-Systeme) oder Compliance-veranlasste Dienstleistungen, wie die Bearbeitung von Embargo- und Terrorismuskontrollen.

Dagegen sollte etwa das Verfahren zur Lieferantenauswahl grundsätzlich beim Einkauf liegen und durch Compliance-bezogene Fragestellungen ergänzt werden. Für Dienstleister und Geschäftspartner mit besonderem Korruptionsrisiko (Intermediäre in korruptionsgefährdenden Ländern, hoher Staatsanteil der Kundschaft) können dann besondere Compliance-Prüfungen in eigener Verantwortung der Compliance-Funktion eingerichtet werden.

Finden Sie den richtigen Rhythmus und Zeitrahmen für Ihre Compliance-Maßnahmen. Zunächst geht es darum, den angemessenen aufbau- und ablauforganisatorischen Rahmen für ein vorzeigbares Compliance-Management-System zu schaffen und offenkundigen Missständen abzuhelfen. Auf dieser Basis können Sie dann auf weitere Risiken und Störfallmeldungen reagieren.

Versuchen Sie nicht, den Compliance-Musterschüler zu spielen oder mit Ihren Compliance-Anstrengungen zu werben. Wenn Sie in eine Compliance-Krise hineingeschlittert sind und Besserung nachweisen müssen, kann das notwendig werden. Für den Normalfall empfehlen wir Zurückhaltung. Sie kennen das noch aus der Schulzeit: Die Rolle des Klassenprimus wird nur selten belohnt und kann bei Störfällen zu besonders harschen Reaktionen führen.

Denken Sie bitte daran: Einmal getroffene Compliance-Maßnahmen sind nur schwer rückgängig zu machen, selbst wenn sie sich im Lichte genauerer Erfahrung als nicht erforderlich erweisen sollten. Entscheidend ist Ihr glaubhaftes, zielgerichtetes Bemühen.

Lassen Sie sich und Ihren Mitarbeitern daher von vornherein Raum für Verbesserungen im Detail. Wir nennen das auf Neu-Deutsch ein dynamisches, Feedback-orientiertes CMS-System.

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