Compliance im Personalwesen: Wichtiger Erfolgsfaktor mit eigenen Risiken

Zusammenfassung

Überblick

Das Personalwesen oder HR-Management ist für Compliance von doppelter Bedeutung. Zum einen ist es wesentlich an der Schaffung einer Compliance-Kultur sowie der Einführung eines Verhaltenskodex und eines Sanktions- und Konsequenzenmanagements beteiligt. Zum anderen gibt es auch im Personalwesen selbst Risiken für Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien.

Dieser Beitrag zeigt, wie die Personalabteilung als Bestandteil eines Compliance-Management-Systems richtig und effektiv eingesetzt werden kann. Gleichzeitig wird auf die Existenz von Compliance-Risiken aus dem Personalbereich aufmerksam gemacht.

1 Personalwesen spielt wichtige Rolle für Compliance im Unternehmen

Die Personalabteilung leistet wichtige Beiträge für eine Compliance-Organisation. So ist sie z. B. eingebunden in die Einführung des Verhaltenskodex sowie die Durchführung des Sanktions- und Konsequenzenmanagements. Daneben spielt die Personalabteilung eine wichtige Rolle bei Schaffung einer Compliance-Kultur und kann durch weitere Maßnahmen präventiv ein regelkonformes und redliches Verhalten der Mitarbeiter unterstützen.

Die Personalabteilung ist jedoch nicht nur mit Blick auf ihren Beitrag zur Schaffung und Unterstützung von Rechtskonformität und Regeltreue um Unternehmen zu betrachten. Vielmehr birgt der Personalbereich auch eine Reihe von eigenen Compliance-Risiken, denen bislang oft nur eingeschränkte Aufmerksamkeit entgegengebracht wird. Zur Vermeidung solcher Risiken sind gleichermaßen Geschäftsleitung, Führungskräfte und die Personalabteilung gefordert.

2 Personalwesen und Compliance-Kultur

Die Personalabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines Arbeitsumfeldes, das die Compliance-Wertvorstellungen und Verhaltensvorgaben des Unternehmens ernst nimmt (Compliance-Kultur). Der Umgang mit Personalfragen prägt die Einstellung der Mitarbeiter zu Redlichkeit und Rechtskonformität. Wer sich in seinen eigenen Personalangelegenheiten selbst fair, redlich und rechtskonform behandelt fühlt, wird eher geneigt sein, auch selbst in seinem Arbeitsumfeld für Redlichkeit und Rechtskonformität zu sorgen als derjenige, der mangelnden Respekt, Diskriminierung, nicht transparente Personalauswahl oder – so empfunden – juristische Tricks erleben muss.

3 Compliance-Prozesse in Eigen- oder Mitverantwortung des Personalbereichs

3.1 Compliance-relevante Prozesse

Darüber hinaus ist die Personalabteilung bei der Ausgestaltung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems in vielen Einzelthemen und Prozessen eingeschaltet. Wesentliche Handlungsfelder sind in der Tab. 1 dargestellt:

Handlungsfeld	Informationsquellen
Einführung und Ausrollen des Verhaltenskodex	Siehe Merkblatt Verhaltenskodex
Schulung und Ausbildung	Trainingskonzepte, Einführung eines E-Learning-Systems, z. B. Haufe Compliance College
Einhaltung des AGG
Interessenkonflikte, Nebentätigkeiten, Beteiligungen an Wettbewerbern und/oder Dienstleistern und Lieferanten	Siehe Merkblatt Verhaltenskodex
Zuverlässigkeitsprüfung und Screening neuer Mitarbeiter
Sanktions- und Konsequenzenmanagement
Erfassung, Speicherung und Auswertung von personenbezogenen Daten u. a. für Personalplanung Mitwirkung an Prozess- und/oder Verdachtsfall orientierten Untersuchungen	Siehe Datenschutz
Informations-, Beratungs- und/oder Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat und Sprecherausschuss	Siehe Merkblätter Verhaltenskodex, Datenschutz,
Ausgestaltung von Vergütungs- und Beurteilungssystemen
Einsatz von Fremdressourcen (Dienst- und Werkverträge)

Tab. 1: Handlungsfelder der Personalabteilung

Hieraus sind die nachstehenden Themenfelder nicht in einem gesonderten Merkblatt dargestellt.

3.2 Berücksichtigung von Compliance bei Vergütungssystemen?

Häufig wird vorgeschlagen, Compliance bzw. Compliance-Inhalte in variable Vergütungssysteme mit einzubeziehen bzw. Vergütungssysteme Compliance-orientiert auszugestalten und Regelkonformität der Mitarbeiter durch Vergütung zu belohnen. Wer sich hierzu entschließt, fördert das Bewusstsein, dass Compliance im Unternehmen wichtig ist. Mit der Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen kann eine erfolgreiche Umsetzung von Compliance-Programmen im Unternehmen unterstützt werden.

Eine Verknüpfung von Compliance und Vergütungssystemen wird jedoch auch kritisch gesehen. Der möglichen positiven Beeinflussung von Compliance durch Vergütungssysteme steht z. B. die Frage gegenüber, warum regel- und rechtskonformes Verhalten besonders belohnt werden soll bzw. warum hiervon nicht als Normalfall auszugehen ist.

Entscheidet man sich für eine Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen, kommen verschiedene Ansätze in Betracht. Kurz erwähnt seien in diesem Zusammenhang die Vereinbarung von Compliance-Zielen (z. B. Schulungen, Berichtswesen) oder der (Mit-) Berücksichtigung der Art und Weise der Zielerreichung (wie wurde das Ziel erreicht?). Daneben ist auch an längerfristig angelegte Elemente variabler Vergütungssysteme zu denken, u. a. deshalb, weil sich Risiken aus nicht regelkonformen Verhalten oft erst nach längerer Zeit realisieren.

In jedem Fall sind die rechtlichen Anforderungen an die arbeitsrechtliche Ausgestaltung von variablen Vergütungssystemen zu beachten. Nicht nur aus rechtlichen Gründen sind solch...