BFH VIII R 30/01
 

Entscheidungsstichwort (Thema)

Rückstellung für zukünftige Kosten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

 

Leitsatz (amtlich)

Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO 1977 verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden.

 

Normenkette

EStG § 5 Abs. 1; AO 1977 § 147; HGB § 249 Abs. 1 S. 1, § 257

 

Verfahrensgang

FG München (Urteil vom 23.05.2001; Aktenzeichen 9 K 5141/98; EFG 2001, 1357)

 

Tatbestand

I. Die Beteiligten streiten über die Zulässigkeit der Bildung einer Rückstellung für künftigen Aufwand, der der Klägerin und Revisionsklägerin (Klägerin) aus der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere Handelsbüchern, Handelsbriefen, Buchungsbelegen und Jahresabschlüssen, gemäß § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) entsteht.

Die Klägerin betreibt in der Rechtsform einer GmbH & Co. KG ein …-Unternehmen.

Sie beliefert jeden ihrer Kunden in der Regel von montags bis freitags einmal täglich. Bei jeder Auslieferung fallen Ausgangsrechnungen und Lieferscheine an, die elektronisch gespeichert werden. Frachtpapiere, manuell erstellte Rechnungen für besondere Waren und Leistungen, Eingangsrechnungen, Personalunterlagen, Verträge mit Kunden, Unterlagen über Reklamationen, Buchungsunterlagen, Bankauszüge und Schriftverkehr werden urschriftlich aufbewahrt. Insgesamt fallen damit jährlich ca. 240 Ordner mit Unterlagen der Finanzbuchhaltung, 10 Kisten (40 x 30 x 35 cm) mit Bank- und Kassenbelegen sowie 70 Ordner mit Personalunterlagen an.

Die Klägerin betreibt ihr Unternehmen in gemieteten Räumen in X. In den Räumen befindet sich u.a. ein Archiv, das zur Lagerung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen genutzt wird.

Erstmals zum 31. Dezember 1993 setzte die Klägerin sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz eine Rückstellung für die mit der Aufbewahrung der Finanz- und Personalunterlagen sowie der Bank- und Kassenbelege verbundenen Kosten an. Der Beklagte und Revisionsbeklagte (das Finanzamt ―FA―) erkannte diese Rückstellung nach einer Außenprüfung für die Jahre 1991 bis 1995 nicht an und stellte in dem angefochtenen Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung der Besteuerungsgrundlagen den Gewinn der Klägerin entsprechend um … DM höher fest.

Mit ihrer Klage vor dem Finanzgericht (FG) begehrte die Klägerin nur noch die Anerkennung einer Rückstellung in Höhe von … DM. Sie war der Auffassung, dass die Rückstellung gemäß § 5 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) i.V.m. § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB zu Recht gebildet worden sei.

Das FA vertrat demgegenüber die Auffassung, dass die Aufbewahrungspflicht gemäß § 257 HGB, § 147 der Abgabenordnung (AO 1977) nicht sanktionsbewehrt sei. Die vorzeitige Vernichtung von Unterlagen sei für sich genommen weder strafbar noch als Ordnungswidrigkeit mit einer Sanktion bedroht.

Das FG wies die Klage mit den in Entscheidungen der Finanzgerichte (EFG) 2001, 1357 veröffentlichten Gründen ab.

Die Klägerin beantragt, die Vorentscheidung aufzuheben und den Gewinn aus Gewerbebetrieb für 1993 unter Berücksichtigung einer weiteren Rückstellung in Höhe von … DM und entsprechender Minderung der Gewerbesteuerrückstellung festzustellen.

Das FA beantragt, die Revision als unbegründet zurückzuweisen.

 

Entscheidungsgründe

II. Die Revision ist begründet. Sie führt zur Aufhebung der Vorentscheidung und zur Zurückverweisung der Sache zur anderweitigen Verhandlung und Entscheidung (§ 126 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 der Finanzgerichtsordnung ―FGO―).

1. Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB sind in der Handelsbilanz für ungewisse Verbindlichkeiten Rückstellungen zu bilden. Da diese Verpflichtung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört, gilt sie auch für die Steuerbilanz (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG; vgl. Urteile des Bundesfinanzhofs ―BFH― vom 19. Oktober 1993 VIII R 14/92, BFHE 172, 456, 457, BStBl II 1993, 891, 892; vom 18. Januar 1995 I R 44/94, BFHE 177, 61, 63, BStBl II 1995, 742, 743; vom 28. Mai 1997 VIII R 59/95, BFH/NV 1998, 22; vom 13. Mai 1998 VIII R 58/96, BFH/NV 1999, 27, 28).

a) Voraussetzung für die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten ist nach ständiger Rechtsprechung des BFH das Bestehen einer dem Betrage nach ungewissen Verbindlichkeit oder die hinreichende Wahrscheinlichkeit der Entstehung einer Verbindlichkeit dem Grunde nach ‐-deren Höhe zudem ungewiss sein kann―- und ihre wirtschaftliche Verursachung in der Zeit vor dem Bilanzstichtag. Zudem ist erforderlich, dass der Schuldner ernsthaft mit der Inanspruchnahme rechnen muss (BFH-Urteil vom 8. November 2000 I R 6/96, BFHE 193, 399, 400, BStBl II 2001, 570).

b) Auch für Verpflichtungen, die sich aus öffentlichem Recht ergeben (Geld- oder Sachleistungsverpflichtungen), können Rückstellungen gebildet werden. Dies setzt allerdings voraus, dass die öffentlich-rechtliche Verpflichtung hinreichend konkretisiert ist (BFH-Urteile vom 12. Dezember 1991 IV R 28/91, BFHE 167, 334, 3...

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