Recruiting: Administration im Stellenbesetzungsprozess

Zusammenfassung

Überblick

Die Administration im Stellenbesetzungsprozess umfasst sämtliche Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen. Sie ist insofern von der konkreten Betreuung der Bewerber oder der Durchführung der Interviews abzugrenzen, da sie sich auf die koordinierenden Tätigkeiten hinter diesen Aufgaben und Prozessschritten bezieht. Dieser Beitrag gibt Hinweise und Tipps für diese administrativen Tätigkeiten.

1 Erfolgsfaktoren bei der Administration

Ein guter Bewerbungsprozess ist durch einen schnellen und nach allen Seiten transparenten Ablauf gekennzeichnet. Hinsichtlich der Candidate Journey sollte auch der tatsächliche Prozess der Bewerbung (vom Einreichen der Bewerbungsunterlagen, über die Terminvereinbarung bis hin zur Einstellung) transparent und in der passenden Geschwindigkeit vollzogen werden. Das passende Tempo kann nur dann aufgenommen werden, wenn der Prozess so kurz wie möglich gestaltet ist. Das bedeutet auch, dass genau geprüft werden sollte, welche genehmigungsberechtigten Personen in dem jeweiligen Prozess tatsächlich benötigt werden. Demzufolge sollten Administrationsprozesse, wenn möglich, automatisiert oder in einer sinnvollen Logik gestaltet sein, die einen schnellen Ablauf ermöglichen.

Hinweis

Die wichtigsten Elemente der Administration im Bewerbungsprozess

• Durchführung, Übermittlung, Genehmigung und Ablage der Personalplanung
• Bearbeitung und Genehmigung von Stellenbesetzungsanträgen (z. B. per Mail oder über das Bewerbermanagementsystem)
• Veröffentlichung interner und externer Stellenausschreibungen
• Kommunikation mit dem Bewerber während des Bewerbungsprozesses (z. B. Bestätigung des Bewerbungseingangs, Terminvereinbarungen, Zusage/Absage)
• Kommunikation mit dem Betriebsrat zur Anhörung zur Einstellung
• Erstellung, Versand und Ablage von Arbeitsverträgen und weiteren Vertragsdokumenten

2 Hilfen bei der Administration

2.1 Bewerbermanagementsysteme

In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und der Häufigkeit von Stellenbesetzungen kann es für eine gute Administration hilfreich sein, ein Bewerbermanagementsystem zu nutzen. Diese speziellen Softwaretools ermöglichen die Zentralisierung aller für das Recruiting relevanten Prozesse sowie dessen Daten und bringen einen hohen Automatisierungsgrad mit sich, welcher u. a. in der Kommunikation mit Bewerbern eine große Arbeitserleichterung darstellt. Hierbei gibt es viele verschiedene Anbieter, welche bedarfsorientierte Lösungen bieten.

In der Praxis bedeutet das, dass Bewerber ihre Unterlagen digital einreichen und mithilfe einer Schnittstelle automatisch ein Bewerberprofil im Bewerbermanagementsystem angelegt wird, worauf die Recruiter und Hiring Manager sodann zugreifen können und weitere Schritte (wie bspw. Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absage, etc.) vorgenommen werden können. Textbausteine werden hinterlegt, sodass die Kommunikation lediglich angepasst werden muss.

Hinweis

Datenschutz beachten!

Grundsätzlich sollte aufgrund der DSGVO berücksichtigt werden, dass nur jene Daten erfasst werden, welche für den Recruiting-Prozess notwendig sind. Entsprechend muss vom Bewerber die Erlaubnis eingeholt werden, dass die notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen. Bei Softwaretools besteht i. d. R. die Möglichkeit, diese Daten automatisiert zu löschen.

2.2 Alternativen zum Bewerbermanagementsystem

Kleine Unternehmen oder Unternehmen, die gerade erst mit dem Aufbau eines zielwirksamen Recruiting-Prozesses gestartet haben, können für den Anfang auf Excel-Listen zurückgreifen. Hiermit kann eine Übersicht erstellt werden, welche Bewerber für welche Stelle im Prozess vorgesehen sind. Zusätzlich kann der Prozessverlauf immer aktuell erfasst werden (z. B. Spalten für folgende Kategorien: Stelle, Datum des Bewerbungseingangs, Quelle, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bewerbungsstatus, Erlaubnis zur Verarbeitung der Daten, Kommentarfeld für Kommunikationshistorie und Absagegründe). Hierbei sind ebenfalls die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten.

Hinweis

Datenschutz beachten!

Auch bei händisch gepflegten Tabellen müssen datenschutzrechtliche Grundlagen berücksichtigt werden. Zudem muss bei händisch gepflegten Tabellen insbesondere beachtet werden, dass es aufgrund der DSGVO bestimmte Fristen zur Löschung von Daten gibt.

2.3 Unterstützende Personen

Der Administration im Bewerbungsprozess kommt nicht zuletzt aufgrund der Relevanz einer positiven Candidate Journey eine hohe Gewichtung zu. Insofern sollten die administrativen Aufgaben so verteilt sein, dass sie zeitnah und in einer logischen Reihenfolge erledigt werden können. Zur Entlastung des Arbeitsvolumens in der Personalabteilung kann auf die Unterstützung durch andere Personen und Rollen zurückgegriffen werden, welche bei der Administration eine sinnvolle Ergänzung darstellen. Häufig werden hierbei Personalsachbearbeiter oder Assistenzen (ggf. auch aus anderen Unternehmensbereichen) eingesetzt.

3 Hinweise und Tipps für die wichtigsten Administrationsschritte

3.1 Personalplanung

Zur Dokumentation der Personalplanung empfiehlt es sich, mit Exceltabellen zu arbeiten und die entsprechenden Bedarfe dort zu erfassen. Um eine schnell verfügbare und aussagekräftige Datenbasis bereitzustellen, sollten die Dokumente der Personalplanung in einer übersich...