Bewerberadministration als Prozess gestalten

Zusammenfassung

 
Überblick

Eine gut strukturierte Bewerberadministration entscheidet darüber, ob vakante Positionen schnell und reibungslos besetzt werden können. Unter Bewerberadministration sind sämtliche organisatorisch verwaltenden und kommunikativen Aufgaben im Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung zu verstehen. Mit einer guten Bewerberadministration schlagen Sie eine wichtige Brücke zu einem erfolgreichen Personalmarketing.

1 Berücksichtigung des Gesamtprozesses

Personalsuche und -auswahl sind vielschichtig und komplex. Die nachfolgende Aufstellung gibt einen Überblick über den Gesamtprozess mit seinen einzelnen Schritten. Sie kann zur Organisation der hausinternen Personalauswahl herangezogen oder als Checkliste genutzt werden.

 

Checkliste: Schritte der Personalsuche

Prozessschritte Anmerkung

Personalbedarfsmeldung aus jährlicher Personalplanung

Zusätzlicher Personalbedarf

  • Ersatzbedarf
  • Neubedarf
  • Aushilfen (Werkstudenten/Minijobber)
  • Praktika
 
Information des Betriebsrates  
Stellenbesetzung freigegeben  
interne Stellenausschreibung[1]  

Stellenbesetzung extern

  • Zusammenarbeit mit Personalberatung- oder -vermittlung
  • Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit
 

Erstellen des Anforderungsprofils aus

  • Unternehmenszielen
  • Positionszielen
  • Kernaufgaben
  • Stellenbeschreibungen
 

Stellenausschreibung/Anzeigenentwurf[2]

In absteigender Reihenfolge

  • Kurzer Drei- oder Vierzeiler über das Unternehmen
  • Anforderungen an die zu besetzende Stelle (Aufgabengebiet, Tätigkeitsumfeld)
  • Erforderliche Qualifikationen (Ausbildung, Abschluss, Erfahrungen, Sprachkenntnisse etc.)
  • Was bietet das Unternehmen (Fortbildungs- bzw. Entwicklungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Individualität, Mentoring etc.)
  • Unternehmensinterne Abwicklung
  • Zusammenarbeit mit einer Agentur
  • Abstimmung des Entwurfs mit den Fachabteilungen
  • Ausschreibung auf Stellenportalen, Karrierewebsite, Zeitungsannoncen (Abhängig von gesuchter Zielgruppe)
 

Bewerberadministration

  • Bewerbererfassung/Datenbank
  • Eingangsbescheide
  • Prüfung durch die Personalabteilung
  • Prüfung durch die Fachabteilung
  • Zwischenbescheide
  • Einladungsschreiben
  • Bewerbungen auf Wiedervorlage
  • Absagen[3]
 

Bewerberauswahl mittels

  • Telefoninterview
  • Vorstellungsgespräch
  • Testverfahren
  • Auswahl-Assessment-Center
 
Einstellungsentscheidung  
Einarbeitungsplan erstellen  
[1] Die Ausschreibung hat diskriminierungsfrei zu erfolgen.
[2] Die Ausschreibung hat diskriminierungsfrei zu erfolgen.
[3] Beachten Sie bitte die Anforderungen des Allgemeinen Geleichbehandlungsgesetzes (AGG).

2 Hilfen der Bewerberverwaltung

Insbesondere für große Mittelständler oder Konzerne bietet sich Software zur Bewerberadministration an. Es ist immer ratsam, einen Gesamtprozess für das unternehmensinterne Handling so einfach und im Ablauf so zügig und reibungslos wie möglich aufzusetzen. So gestaltet sich der Bewerbungsablauf eines Konzerns wie folgt: eingegangene Bewerbungen werden direkt der passenden Position zugeteilt und der Personalverantwortliche erhält E-Mails über eingegangene Bewerbungen. Im Folgenden kann er im Softwaretool die Bewerbungen sichten und entscheiden, wie er damit vorgeht. Über wenige Klicks lassen sich die Bewerbungen einer entsprechenden Kategorie zuordnen und eine automatische, personalisierte E-Mail versenden. Z. B.: Telefoninterview vereinbaren, Zwischenbescheid senden, Absage mit Begründung, an andere Stelle weiterleiten/an Kollegen weiterleiten, fehlende Formulare anfordern. Für Kleinunternehmen und Mittelständler, die im geringen Umfang rekrutieren, bietet es sich an, mit Checklisten, Vordrucken, Formularen, vorgefertigten Texten (Schriftverkehr) und Textbausteinen zu arbeiten.

2.1 Bewerbermanagement

Die Erstellung von Bewerberdatenbanken ist in jedem Fall hilfreich. Sie vereinfacht es zunächst, den Überblick zu behalten. Alle Bewerberdaten[1], auf die während der Bewerberauswahl immer wieder zurückgegriffen werden muss, müssen nur einmal erfasst werden und können dann z. B. über die Funktion "Serienbriefe" immer wieder genutzt werden. Darüber hinaus können in Bewerberdateien Informationen über Bewerber festgehalten werden, die es erlauben, die Aktivitäten zur Personalsuche statistisch auszuwerten.

Je nach Umfang und Nutzungsabsicht einer Bewerberdatei sollte unterschiedliche Software genutzt werden:

  • Wenn Sie beabsichtigen, alle Bewerbungen über einen langen Zeitraum in einer Datei zu erfassen, bietet sich die Nutzung von speziellen Datenbankprogrammen an. Diese Programme erlauben in der Regel auch verschiedene statistische Auswertungen.
  • Wenn Sie beabsichtigen, Bewerberdateien pro Such-Aktion zu erstellen und keine statistischen Auswertungen anstreben, können Sie Ihre Dateien problemlos in z. B. Microsoft Word erstellen.
  • Wenn Sie beabsichtigen, bei Dateien mit begrenztem Umfang statistische Auswertungen durchzuführen, können Sie Ihre Dateien in Kalkulationsprogrammen wie z. B. Microsoft Excel erstellen.

Zusätzlich eignen sich gängige Bewerberplattformen wie Xing, Linkedin, Absolventa.de, Monster.de,, je nach gewünschter Zielgruppe und Branche, sehr gut für Ihre Kandidatensuche. Der Bewerber als auch das Unt...

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