Bewerberadministration als ... / 3.3 Einladungen zu Gesprächen oder Auswahlverfahren

Ihre Einladungen zu Vorstellungsgesprächen sollten so rechtzeitig an die Bewerber gehen, dass diese den Termin, vor allem, wenn sie noch in einem festen Arbeitsverhältnis stehen, rechtzeitig einplanen können. Dies ist besonders wichtig, wenn der Bewerber zu zeitintensiven Auswahlverfahren eingeladen wird, der Gesprächstermin in der Arbeitszeit liegt oder lange Anreisezeiten bestehen.

Ergibt sich ein Gesprächstermin erst kurzfristig, kann natürlich auch versucht werden, den Bewerber telefonisch einzuladen. Sollten Sie den Bewerber nur unter seiner dienstlichen Telefonnummer erreichen können, muss die notwendige Diskretion gewahrt werden:

  • Achten Sie darauf, wer sich am Telefon meldet.
  • Meldet sich nicht der Bewerber selbst, melden Sie sich nur mit Ihrem Namen nicht mit dem Namen der Firma.
  • Sagen Sie auf keinen Fall, dass Sie wegen der Bewerbung von Frau/Herrn XY anrufen.
  • Wenn Sie den Bewerber persönlich am Apparat haben; fragen Sie, ob er frei sprechen kann.

Folgende Einladungstexte sollten Sie vorbereiten:

  • zum Telefoninterview, ohne vorherigen Zwischenbescheid
  • zum Telefoninterview, mit vorherigem Zwischenbescheid
  • zum Vorstellungsgespräch, ohne vorherigen Zwischenbescheid
  • zum Vorstellungsgespräch, mit vorherigem Zwischenbescheid
  • zum Auswahlverfahren, ohne vorherigen Zwischenbescheid
  • zum Auswahlverfahren, mit vorherigem Zwischenbescheid
  • zum zweiten Gespräch
  • zum Auswahlverfahren nach einem ersten Gespräch
  • zum Gespräch nach einem Auswahlverfahren.
 
Hinweis

Informationen an Bewerber zum Vorstellungsgespräch

Unter dem Aspekt des positiven Personalmarketings sollten Sie Bewerbern mitteilen, wer am Vorstellungsgespräch teilnimmt und wie viel Zeit Sie für das Gespräch eingeplant haben. Bei Auswahlverfahren sollten Sie auf jeden Fall angeben, um was für ein Auswahlverfahren es sich handelt und wie viel Zeit dafür vom Bewerber eingeplant werden muss. Ebenfalls sollte der Einladung eine Anfahrtsskizze beigefügt werden sowie die Bitte, um eine kurze Terminbestätigung.

Wenn Sie vor einem Gespräch oder Auswahlverfahren von Bewerbern um Informationsmaterial über Ihr Unternehmen gebeten werden, sollten Sie dieses auch versenden bzw. weisen Sie auf Ihre Firmenhomepage hin, wenn alle Informationen dort vollständig zu finden sind. Sie werden damit dem berechtigten Anliegen der Bewerber gerecht, sich vor einem Gesprächstermin ausführlich über das Unternehmen zu informieren. Letztlich wird dies ja auch von einem Bewerber erwartet.

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