In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und der Häufigkeit von Stellenbesetzungen kann es für eine gute Administration hilfreich sein, ein Bewerbermanagementsystem zu nutzen. Diese speziellen Softwaretools ermöglichen die Zentralisierung aller für das Recruiting relevanten Prozesse sowie dessen Daten und bringen einen hohen Automatisierungsgrad mit sich, welcher u. a. in der Kommunikation mit Bewerbern eine große Arbeitserleichterung darstellt. Hierbei gibt es viele verschiedene Anbieter, welche bedarfsorientierte Lösungen bieten.
In der Praxis bedeutet das, dass Bewerber ihre Unterlagen digital einreichen und mithilfe einer Schnittstelle automatisch ein Bewerberprofil im Bewerbermanagementsystem angelegt wird, worauf die Recruiter und Hiring Manager sodann zugreifen können und weitere Schritte (wie bspw. Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absage, etc.) vorgenommen werden können. Textbausteine werden hinterlegt, sodass die Kommunikation lediglich angepasst werden muss.
Datenschutz beachten!
Grundsätzlich sollte aufgrund der DSGVO berücksichtigt werden, dass nur jene Daten erfasst werden, welche für den Recruiting-Prozess notwendig sind. Entsprechend muss vom Bewerber die Erlaubnis eingeholt werden, dass die notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen. Bei Softwaretools besteht i. d. R. die Möglichkeit, diese Daten automatisiert zu löschen.
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