Bewerberadministration als ... / 2 Hilfen der Bewerberverwaltung

Insbesondere für große Mittelständler oder Konzerne bietet sich Software zur Bewerberadministration an. Es ist immer ratsam, einen Gesamtprozess für das unternehmensinterne Handling so einfach und im Ablauf so zügig und reibungslos wie möglich aufzusetzen. So gestaltet sich der Bewerbungsablauf eines Konzerns wie folgt: eingegangene Bewerbungen werden direkt der passenden Position zugeteilt und der Personalverantwortliche erhält E-Mails über eingegangene Bewerbungen. Im Folgenden kann er im Softwaretool die Bewerbungen sichten und entscheiden, wie er damit vorgeht. Über wenige Klicks lassen sich die Bewerbungen einer entsprechenden Kategorie zuordnen und eine automatische, personalisierte E-Mail versenden. Z. B.: Telefoninterview vereinbaren, Zwischenbescheid senden, Absage mit Begründung, an andere Stelle weiterleiten/an Kollegen weiterleiten, fehlende Formulare anfordern. Für Kleinunternehmen und Mittelständler, die im geringen Umfang rekrutieren, bietet es sich an, mit Checklisten, Vordrucken, Formularen, vorgefertigten Texten (Schriftverkehr) und Textbausteinen zu arbeiten.

2.1 Bewerbermanagement

Die Erstellung von Bewerberdatenbanken ist in jedem Fall hilfreich. Sie vereinfacht es zunächst, den Überblick zu behalten. Alle Bewerberdaten[1], auf die während der Bewerberauswahl immer wieder zurückgegriffen werden muss, müssen nur einmal erfasst werden und können dann z. B. über die Funktion "Serienbriefe" immer wieder genutzt werden. Darüber hinaus können in Bewerberdateien Informationen über Bewerber festgehalten werden, die es erlauben, die Aktivitäten zur Personalsuche statistisch auszuwerten.

Je nach Umfang und Nutzungsabsicht einer Bewerberdatei sollte unterschiedliche Software genutzt werden:

  • Wenn Sie beabsichtigen, alle Bewerbungen über einen langen Zeitraum in einer Datei zu erfassen, bietet sich die Nutzung von speziellen Datenbankprogrammen an. Diese Programme erlauben in der Regel auch verschiedene statistische Auswertungen.
  • Wenn Sie beabsichtigen, Bewerberdateien pro Such-Aktion zu erstellen und keine statistischen Auswertungen anstreben, können Sie Ihre Dateien problemlos in z. B. Microsoft Word erstellen.
  • Wenn Sie beabsichtigen, bei Dateien mit begrenztem Umfang statistische Auswertungen durchzuführen, können Sie Ihre Dateien in Kalkulationsprogrammen wie z. B. Microsoft Excel erstellen.

Zusätzlich eignen sich gängige Bewerberplattformen wie Xing, Linkedin, Absolventa.de, Monster.de,, je nach gewünschter Zielgruppe und Branche, sehr gut für Ihre Kandidatensuche. Der Bewerber als auch das Unternehmen erhält die Möglichkeit, sich in kurzer und prägnanter Form zu präsentieren und somit im ersten Schritt auf sich aufmerksam zu machen. Durch die Vergabe spezifischer Stichwörter lässt sich die Wahrscheinlichkeit erhöhen, von den Nutzern gefunden zu werden und passende Kandidaten zu entdecken. Zusätzlich lassen sich immer mehr und mehr Kontakte knüpfen und es ergeben sich neue Verbindungen.

[1] Beachten Sie hier den Datenschutz im Personalwesen.

2.2 Welche Informationen gehören in die Bewerberdatei?

 

Checkliste: Bewerberdateien

Muss-Informationen Zusatzinformationen
  • Position (wenn nicht für jede zu besetzende Position eine separate Datei erstellt wird)
  • laufende Nummer
  • Anrede (für Serienbriefe)
  • Vorname
  • Nachname
  • Straße
  • Ort
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Eingangsdatum
  • Datum Zwischenbescheid
  • Datum Vorstellungsgespräch/Telefoninterview/Auswahlverfahren
  • Datum Absage
  • Grund der Absage
  • Bewerbungsstatus
  • Erlaubnis um Aufnahme in Bewerberpool
  • Weitergeleitete Bewerbungen
  • Art der Bewerbung (intern/extern, Bewerbung auf Printanzeige oder Online, Initiativbewerbung)
  • Wiedervorlage für …
  • Weitergabe der Bewerbung an …
  • Weitergabe der Bewerbung am …
  • Bewerbung zurück von … am …
  • Bewerbung zurückgezogen am…

Bewerberdatenbanken mit diesen Inhalten ermöglichen es Ihnen, schnell alle wesentlichen Daten abzurufen. Die Zusatzinformationen ermöglichen Ihnen, z. B. Aussagen darüber zu treffen, welche Anzeige in welchem Kanal welchen Rücklauf bringt. Für die interne Nachverfolgung der Entscheidungsprozesse sind die Informationen, wer wann in welcher Zeit die Bewerbung bearbeitet hat, nützlich und sinnvoll.

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