Ein guter Bewerbungsprozess ist durch einen schnellen und nach allen Seiten transparenten Ablauf gekennzeichnet. Hinsichtlich der Candidate Journey sollte auch der tatsächliche Prozess der Bewerbung (vom Einreichen der Bewerbungsunterlagen, über die Terminvereinbarung bis hin zur Einstellung) transparent und in der passenden Geschwindigkeit vollzogen werden. Das passende Tempo kann nur dann aufgenommen werden, wenn der Prozess so kurz wie möglich gestaltet ist. Das bedeutet auch, dass genau geprüft werden sollte, welche genehmigungsberechtigten Personen in dem jeweiligen Prozess tatsächlich benötigt werden. Demzufolge sollten Administrationsprozesse, wenn möglich, automatisiert oder in einer sinnvollen Logik gestaltet sein, die einen schnellen Ablauf ermöglichen.
Die wichtigsten Elemente der Administration im Bewerbungsprozess
- Durchführung, Übermittlung, Genehmigung und Ablage der Personalplanung
- Bearbeitung und Genehmigung von Stellenbesetzungsanträgen (z. B. per Mail oder über das Bewerbermanagementsystem)
- Veröffentlichung interner und externer Stellenausschreibungen
- Kommunikation mit dem Bewerber während des Bewerbungsprozesses (z. B. Bestätigung des Bewerbungseingangs, Terminvereinbarungen, Zusage/Absage)
- Kommunikation mit dem Betriebsrat zur Anhörung zur Einstellung
- Erstellung, Versand und Ablage von Arbeitsverträgen und weiteren Vertragsdokumenten
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