Betriebsveranstaltung / 5.6 Kosten für externe Personen

5.6.1 Besteuerung der Zuwendungen

Nehmen an der Betriebsveranstaltung auch Geschäftspartner des Arbeitgebers teil (ggf. mit Begleitperson), sind die Gesamtaufwendungen nach Köpfen aufzuteilen. Dies gilt sowohl für die Erfassung auf der Einnahmenseite als auch für den Betriebsausgabenabzug.

Der auf die Arbeitnehmer inkl. deren Begleitpersonen entfallende Kostenanteil ist nach den lohnsteuerlichen Regeln zu behandeln (Steuerfreiheit im Rahmen des 110-EUR-Freibetrags).[1] Die anteiligen Aufwendungen, die auf Geschäftsfreunde, Kunden oder Lieferanten entfallen, stellen bei diesen eine Betriebseinnahme dar, die das zuwendende Unternehmen mit Abgeltungswirkung für den Empfänger pauschal mit 30 % versteuern kann.[2] Eine Sonderstellung nehmen die Bewirtungskosten bei eintägigen Betriebsveranstaltungen ohne Übernachtung ein. Steuerlich handelt es sich hierbei um Aufwendungen für eine geschäftliche Bewirtung.[3] Der Vorteil aus einer geschäftlichen Bewirtung ist nicht als Betriebseinnahme zu erfassen.[4] Die für die Geschäftsfreunde bei eintägigen Betriebsfeiern anfallenden Bewirtungskosten sind deshalb bei Anwendung des § 37b Abs. 1 EStG aus der Bemessungsgrundlage für die Berechnung der 30-%-Pauschalsteuer auszuscheiden.

Für die Besteuerung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung ohne Übernachtung sind bei Beteiligung von externen Personen 2 Schritte notwendig:

  1. Zunächst sind die Aufwendungen für die Mitarbeiter und die externen Teilnehmer getrennt zu ermitteln.
  2. Anschließend ist bei den externen Personen zwischen den Kosten für die geschäftliche Bewirtung und den übrigen Kosten für das (Unterhaltungs-)Programm bzw. etwaige Geschenke zu unterscheiden.
 
Praxis-Beispiel

Kostenaufteilung bei Betriebsveranstaltungen

Anlässlich eines Firmenjubiläums lädt der Arbeitgeber neben der gesamten Belegschaft auch seine Geschäftspartner ein. An der Veranstaltung haben 130 Arbeitnehmer und 20 Geschäftsfreunde teilgenommen.

 
Aufwendungen Gesamtkosten
Saalmiete 5.000 EUR
Deko-Kosten 3.000 EUR
Catering 11.500 EUR
Bedienungspersonal 2.000 EUR
Honorare für Künstler 7.000 EUR
Tanzkapelle 1.500 EUR
Gesamt 30.000 EUR

Ergebnis: Die Jubiläumsfeier erfüllt die lohnsteuerlichen Kriterien einer Betriebsveranstaltung. Die Teilnahme an der Veranstaltung war für sämtliche Mitarbeiter vorgesehen. Außerdem ist der Charakter einer Betriebsfeier durch die überwiegende Teilnahme betriebseigener Personen gegeben. Die Kosten pro Teilnehmer belaufen sich auf 200 EUR (30.000 EUR : 150 Teilnehmer).

Die auf die Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen folgen den für Betriebsveranstaltungen geltenden lohnsteuerlichen Regeln. Die anteiligen Kosten für die Geschäftsfreunde sind um den Aufwand für die "steuerfreie geschäftliche Bewirtung" zu kürzen. Hierzu gehören neben den Cateringkosten auch die Ausgaben für die Bedienungen, sodass sich ein Pro-Kopf-Anteil für die Bewirtung von 90 EUR ergibt (13.500 EUR : 150 Teilnehmer).

 
A) Arbeitnehmer Aufwendungen
Lohnsteuerpflichtiger Anteil pro Arbeitnehmer (200 EUR - 110 EUR Freibetrag) 90 EUR
Pauschalbesteuerung mit 25 % (90 EUR x 130 Arbeitnehmer) 11.700 EUR
Pauschale Lohnsteuer: 25 % von 11.700 EUR (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchenlohnsteuer) 2.925 EUR
   
B) Geschäftsfreunde  
Steuerpflichtiger Anteil je Geschäftspartner (200 EUR - 90 EUR steuerfreie Bewirtung) 110 EUR
Pauschalbesteuerung mit 30 % nach § 37b EStG (110 EUR x 20 Geschäftspartner) 2.200 EUR
Pauschale Lohnsteuer: 30 % von 2.200 EUR (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchenlohnsteuer) 660 EUR

Incentive-Veranstaltung ist als Gesamtleistung zu behandeln

Die Steuerfreiheit der Geschäftsfreundebewirtung kommt nur bei eintägigen Betriebsveranstaltungen zur Anwendung. Ist die betriebliche Feier mit einer Übernachtung verbunden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung in Bezug auf die teilnehmenden Geschäftsfreunde insgesamt einen Incentive-Veranstaltung vor, aus der ein geschäftlicher Bewirtungsanteil nicht herausgerechnet werden darf.[5] Entscheidend ist, dass die Veranstaltung eine vom Arbeitgeber bezahlte Übernachtung beinhaltet. Nicht erforderlich ist, dass sich auch der Programmteil auf 2 Tage erstreckt. Ausreichend ist die bloße Übernachtung, um dem teilnehmenden Geschäftsfreund die nächtliche Rückreise zu ersparen.

 
Hinweis

Bewirtungskosten im Rahmen einer Incentivemaßnahme nicht steuerfrei

Bei der Teilnahme von Geschäftsfreunden an Betriebsveranstaltungen ist von einer Incentivemaßnahme des Arbeitgebers auszugehen, wenn diese mit einer Übernachtung verbunden wird. Beim externen Teilnehmer ist die Veranstaltung als Gesamtleistung zu erfassen und der Gesamtwert als Betriebseinnahme oder Arbeitslohn anzusetzen, je nachdem ob es sich um einen selbstständig oder nichtselbstständig tätigen Geschäftsfreund handelt.[6] Der zuwendende Arbeitgeber kann die Steuer für den jeweiligen Empfänger mit 30 % übernehmen.[7]

Die auf die geschäftliche Bewirtung entfallenden Kosten sind Teil der Gesamtleistung und deshalb im Rahmen von Incentive-Veranstaltungen nicht steuerfrei. Sie dürfen deshalb aus der ...

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