Betriebsveranstaltung / 5.1 Ermittlung der Bemessungsgrundlage

Für Betriebsveranstaltungen wurde die steuerfreie Obergrenze auf einen Freibetrag von 110 EUR pro Veranstaltung festgelegt. Dieser einheitliche Höchstbetrag gilt für alle Arbeitnehmer.[1]

Die Ermittlung der 110-EUR-Freibetragsgrenze wird typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich ergebenden Pro-Kopf-Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.[2]

Ausweitung der einzubeziehenden Kosten

Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen, auf den Höchstbetrag angerechnet – einschließlich Umsatzsteuer. Es ist unerheblich, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, ist in die Berechnung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen.[3] Auch Stornokosten, Trinkgelder oder andere vergebliche Kosten zählen zur Bemessungsgrundlage, auch wenn sie nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen.

Rechnerische Selbstkosten bleiben unberücksichtigt

Außer Ansatz bleiben rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge bzw. Energiekosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltungen abgehalten werden. Anders verhält es sich mit dem Wareneinsatz und den anteiligen Lohnkosten für das Küchenpersonal, die bei Zubereitung der Mahlzeiten in der Betriebskantine anfallen. Nach Verwaltungsauffassung erhöhen diese (kalkulatorischen) Kosten die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags.

 
Wichtig

Anrechnung von sog. "No-Shows" ist strittig

Zur Bemessungsgrundlage zählen auch die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern entstehen, z. B. aufgrund nicht eingenommener Mahlzeiten. Obgleich die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind, rechnen derartige Kosten laut Finanzverwaltung zu den Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung. Eine andere Auffassung vertritt das FG Köln, das die Berechnung des geldwerten Vorteils ausschließlich nach den Kosten für die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer vornimmt und sog. No-Show-Kosten bei der Berechnung des 110-EUR-Freibetrags außer Ansatz lässt.[4] Das FG stellte für die Ermittlung der lohnsteuerpflichtigen Pro-Kopf-Zuwendungen auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer ab, um Nachteile durch nichterscheinende Arbeitnehmer für die tatsächlichen Teilnehmer zu vermeiden. Im Zweifel ist eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einzuholen bzw. im Einspruchsfällen ein Ruhen des Verfahrens zu beantragen.

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