Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 2.2 Schritt 2: Vorschläge schriftlich beschreiben und erfassen

Die wichtigste Regel lautet, dass Vorschläge nur dann bearbeitet werden, wenn die Mitarbeiter sie schriftlich formulieren und einreichen. Erstellen Sie hierfür ein Formblatt, bzw. nutzen Sie das in der Excel-Datei Betriebliches Vorschlagswesen bereitgestellte Dokument denn ohne Schriftform fehlt das entscheidende strukturierende Element, um das Vorschlagswesen erfolgreich umzusetzen. Die Schriftform bietet weitere Vorteile:

• Nur Vorschläge, die mithilfe eines Formblattes in standardisierter Form beschrieben werden, können einheitlich zentral registriert und dokumentiert werden, z. B. in einer Ideendatenbank.
• Vorgesetzte, denen Ideen mündlich mitgeteilt werden, vergessen diese nicht oder interpretieren sie falsch
• Streitigkeiten werden vermieden, wenn z. B. mehrere Mitarbeiter behaupten, dass eine Idee von ihnen stammt und nicht vom Kollegen.
• Vorschläge werden nicht doppelt bearbeitet bzw. anerkannt
• Der Weg, der zur Zustimmung oder Ablehnung führt, kann nur eindeutig nachvollzogen werden, wenn es entsprechende Unterlagen gibt.

Die schriftliche Form ermöglicht es, bei Bedarf Kennzahlen zur Qualität und zur Entwicklung des Vorschlagswesens zu generieren. Die Vorschläge sollten möglichst elektronisch zentral bei einer Stelle eingereicht und dort mit einer Nummer und ggf. Klassifikation (s. Schritt 3 "Kosten-Nutzen-Einschätzung vornehmen") versehen werden. Dies übernimmt z. B. der Ideenkoordinator, der die Vorschläge auch in eine Ideendatenbank einstellt. Gleichzeitig sollte der Koordinator den Eingang des Vorschlags bestätigen. Im Idealfall erhält der Einreicher gleichzeitig mit der Eingangsbestätigung eine Information darüber, bis wann der Vorschlag geprüft und bewertet werden soll . Zur Ideendatenbank sollten alle Mitarbeiter Zugang haben, um prüfen zu können, ob es einen ähnlichen Vorschlag schon gibt. Damit lässt sich verhindern, dass Vorschläge oder Ideen doppelt erfasst werden.

Je nach Organisationsstruktur und Unternehmensgröße sollte die Idee erst dem Vorgesetzten vorgelegt werden, der eine erste Einschätzung des Nutzens vornehmen und dem Einreicher bestätigen oder ihm Hinweise auf mögliche Änderungen geben kann (vgl. Abb. 1).