Betriebliches Vorschlagswes... / 2 Einfaches Vorschlagswesen einführen

Für KMU genügt ein einfaches Konzept, um die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu erfassen, zu sammeln, zu bewerten und aus den Vorschlägen konkrete Maßnahmen abzuleiten. Wie man ein einfaches Vorschlagswesen einführen kann, zeigt die folgende Schritt für Schritt-Anleitung. Wichtig ist, dass es nach der Anlaufphase gelingt, mit geringem Zusatzaufwand und so wenig "Bürokratie" wie möglich auszukommen.

 
Praxis-Tipp

Nutzen Sie unsere fertige Excel-Datei Betriebliches Vorschlagswesen als Vorlage, um die Ideen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, systematisch zu sammeln und zu bewerten. Auch eine Bewertung und Prämienberechnung ist vorhanden.

2.1 Schritt 1: Vorbereitungen und Planungen

Zunächst gilt es, sich über notwendige Rahmenbedingungen klar zu werden und die Voraussetzungen für die Einführung des Vorschlagswesens zu schaffen. Dazu sollten folgende Punkte bedacht werden:

 
Vorbereitungspunkt/Maßnahme Hinweise/Beispiele Eigene Bemerkungen
Klares Bekenntnis der Geschäftsleitung zum Vorschlagswesen sowie Vorbildfunktion ausfüllen! Leitung oder Inhaber müssen sich aktiv für das Vorschlagswesen aussprechen und vorleben, dass sie es unterstützen. Dazu können sie z. B. selbst Aufgaben übernehmen, Mitarbeiter auszeichnen oder Prämien übergeben  
Ziele formulieren, die erreicht werden sollen.

Allgemeine Ziele: Verbesserungen umsetzen, Stärken ausbauen, Schwächen reduzieren.

Spezifische Ziele: Einsparungen, Umsatzerhöhungen, Ergebnis-, Arbeits-, Prozess- und Sicherheitsverbesserungen
 
Betriebsrat einbinden Unternehmen, die ein Vorschlagswesen einführen wollen, müssen beachten, dass dieser Vorgang mitbestimmungspflichtig ist. Ggf. sollten sie daher eine Betriebsvereinbarung erstellen  
Mitarbeiter informieren Information über Ziele, Abläufe, Modalitäten, Verantwortlichkeiten, Prämien usw. Dies kann z. B. auf Versammlungen, mit persönlichen Gesprächen, Memos, Konzeption eines Leitfadens und einer FAQ-Liste usw. geschehen  
Prozesse definieren

Formale Regelungen einführen wie z. B.:

  • formalisierte Schriftform (mit Standarddokument) entwickeln
  • festlegen, bei wem ein Vorschlag eingereicht wird
  • wie und mit welchen Medien der Vorschlag erfasst wird
  • inwieweit der Vorschlag öffentlich zugänglich ist
  • innerhalb welcher Zeit der Einreichende einen Zwischen- und bis wann er einen abschließenden Bescheid bekommt
  • ob und wann Dritte (Gutachter) eingebunden werden
  • ggf. Kennzahlen entwickeln und pflegen (s.  Abb. 1).
 
Ideenkoordinator bestimmen Festlegung von 1–2 Personen, die zusammen mit Einreicher und Vorgesetzen über Nutzen der Vorschläge abstimmen, ggf. Geschäftsführer/Inhaber (s. Abb. 1).  
Entscheidungs- und Bewertungsgremium festlegen

Kreis von Personen definieren, die die Ideen bewerten, wenn über den Koordinator kein Konsens erreicht werden kann und die komplexere und werthaltigere Vorschläge gemeinsam bewerten.

Faustregel: Ideenkoordinator plus 2 Personen aus verschiedenen Bereichen, um einseitige Sichtweisen und mögliche Manipulationen zu vermeiden (s. Abb. 1). In sehr kleinen Firmen ggf. nur Geschäftsführer oder falls möglich Vertreter.
 
Zeitrahmen bis zur Einführung abstimmen Faustregel: Die Einführung eines Vorschlagswesens dauert in kleineren Betrieben ca. 2–3 Monate  
Veröffentlichungen Intern, um Mitarbeiter hervorzuheben und anderen Beschäftigten zu zeigen, dass sich aktive Mitarbeit auszahlt (z. B. Schwarzes Brett, Intranet, Berichte, Kennzahlen). Ggf. extern, um sich in der Öffentlichkeit ein positives Image aufzubauen oder es zu verbessern (z. B. Presse, Kammer).  

Abb. 1: Vorschlag für einen einfachen Prozess mit flachen Hierarchien

 
Praxis-Tipp

Das Vorschlagswesen sollte hauptsächlich während des Tagesgeschäfts erfolgen

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter den größten Teil der Aufgaben nach der Einführung im Rahmen des normalen Tagesgeschäfts erledigen können. Das bedeutet z. B., dass die Einreicher das Vorschlagsformular selbst richtig ausfüllen und einen Großteil der zur Bewertung notwendigen Informationen zum Nutzen oder den Kosten selbst in Erfahrung bringen können. Auch die Vorgesetzten sollten in der Lage sein, den überwiegenden Teil der Vorschläge während des Tagesgeschäfts zu begutachten.

2.2 Schritt 2: Vorschläge schriftlich beschreiben und erfassen

Die wichtigste Regel lautet, dass Vorschläge nur dann bearbeitet werden, wenn die Mitarbeiter sie schriftlich einreichen. Erstellen Sie hierfür ein Formblatt, bzw. nutzen Sie das in der Excel-Datei Betriebliches Vorschlagswesen bereitgestellte Dokument denn ohne Schriftform fehlt das entscheidende strukturierende Element, um das Vorschlagswesen erfolgreich umzusetzen. Die Schriftform bietet weitere Vorteile:

  • Nur Vorschläge, die mithilfe eines Formblattes in standardisierter Form beschrieben werden, können einheitlich zentral registriert und dokumentiert werden, z. B. in einer Ideendatenbank.
  • Vorgesetzte, denen Ideen mündlich mitgeteilt werden, vergessen diese nicht oder interpretieren sie falsch
  • Streitigkeiten werden vermieden, wenn z. B. mehrere Mitarbeiter behaupten, dass eine Idee von ihnen stammt und nicht vom Kollegen.
  • Vorschläge werden nicht doppelt b...

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