Betriebliches Eingliederung... / 5.6 Die Verlaufsdokumentation im Einzelfall

Mithilfe der fallbezogenen Verlaufsdokumentation belegt das BEM-Team, dass der Arbeitgeber seine Verpflichtung nach § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt hat, ein ordnungsgemäßes, rechtssicheres und den Vereinbarungen in der Betriebsvereinbarung entsprechendes BEM durchzuführen. Da das Gesetz keine Personen oder Stellen benennt, denen die Leitung des BEM anzuvertrauen ist, geht es um die Etablierung eines unverstellten, verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozesses, der mithilfe der Falldokumentation in der BEM-Akte festgehalten werden kann.

Eine strukturierte und systematische Dokumentation von Maßnahmen/Aktivitäten und Ergebnissen im Rahmen des BEM ist für die effiziente Bearbeitung eines Falles von entscheidender Bedeutung. Für das BEM-Team bzw. den Fallmanager gibt die Dokumentation eine Hilfestellung zum strukturierten und systematischen Vorgehen im Rahmen aller fallbezogenen Prozessphasen. Gleichzeitig wird dokumentiert, wann welche Informationen für die Personalakte bereitgestellt wurden.

Für den Betroffenen ermöglicht die Dokumentation, ein rückblickendes Bild auf die Entwicklungen seines Falles zu nehmen bzw. die Nachhaltigkeit von getroffenen Entscheidungen sicherzustellen. Der betroffene Mitarbeiter hat jederzeit das Recht, Einblick in seine BEM-Akte zu nehmen.

Was ist bei der Dokumentation zu beachten?

Insbesondere stellt sich die Frage des Umfangs und der Informationstiefe der Dokumentation in der BEM-Akte. Die einzelfallspezifische Dokumentation ist, trotz gewünschter Transparenz eines systematischen und ergebnisoffenen Suchprozesses, so sparsam wie möglich zu halten und so effizient wie möglich zu gestalten. Daher wird eine fallbezogene Verlaufsdokumentation vorgeschlagen, in welcher im Zeitablauf alle Maßnahmen/Aktivitäten in den einzelnen Prozessphasen, wesentliche Ergebnisse und sich daraus ergebende neue Handlungsfelder bzw. -schritte stichpunktartig dokumentiert werden. Diese Art der Dokumentation ermöglicht eine systematische Kontrolle der geplanten Schritte, schafft Transparenz und darüber hinaus eine Prozesssteuerung des BEM im jeweiligen Einzelfall. Die Frei- bzw. Weitergabe dieser hinterlegten Dokumente erfolgt ausschließlich im Einverständnis bzw. mit Zustimmung des Betroffenen.

Der Betroffene hat zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, Einblick in die Dokumentation zu nehmen.

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