Die Finanzämter dürfen für den Betriebsausgabenabzug von 70 % bei einer geschäftlichen Bewirtung nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen akzeptieren, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte oder dergleichen erfolgt.[1] Bei der Gaststättenbewirtung kann die Rechnung nicht durch einen Eigenbeleg ersetzt werden.[2] Die Belege müssen die Bewirtungsleistungen nach Art und Umfang im Einzelnen bescheinigen. Im Einzelnen sind folgende Angaben in der Rechnung erforderlich[3]:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (der Gaststätte),
- Tag der Bewirtung,
- Ausstellungsdatum der Rechnung,
- Art, Umfang und Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen; die Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen enthalten,
- Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Rechnungsbetrag),
- bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 EUR: Name des bewirtenden Steuerpflichtigen,
- Umsatzsteuer-Satz und -Betrag, der auf das Entgelt entfällt,
- Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-Id-Nummer,
- eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.
Die Verwaltung hat von diesen strengen Nachweisanforderungen zwischenzeitlich bestimmte Ausnahmen zugelassen.
Rechnungsbeleg bei unbarem Zahlungsverkehr
Werden Leistungen üblicherweise zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt und unbar bezahlt, ist die Vorlage eines Registrierkassenbelegs nicht erforderlich. In diesem Fall reicht eine handschriftlich erstellte Rechnung, in der die Speisen und Getränke im Einzelnen ausgewiesen sind, wenn der Rechnung der Zahlungsbeleg beigefügt wird.
Registrierung der Bewirtungsrechnung
Der Leistungsempfänger kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Gastwirt maschinell und ordnungsgemäß registriert worden ist, wenn die (elektronische) Rechnung von der Registrierkasse mit einer laufenden Registriernummer versehen wird bzw. bei elektronischen und computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen eine Transaktionsnummer oder die Seriennummer des Aufzeichnungs- oder Sicherheitssystems aufweist. Diese Angaben können auch durch einen QR-Code abgebildet werden.
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