Beschäftigtendatenschutz bei Social Media und E-Mail-Nutzung

Zusammenfassung

 

Überblick

Der Datenschutz für Beschäftigte hat in den vergangenen Jahren viele Diskussionen und "heiße Themen" erlebt. Hierzu zählen vor allem Fragen der Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts für private Zwecke oder der Umgang mit den sogenannten sozialen Medien und Netzwerken im und für das Unternehmen.

Die nationalen gesetzgeberischen Aktivitäten für ein Beschäftigtendatenschutzgesetz wurden Ende 2010 aufgrund der damals noch geplanten EU-Datenschutz-Grundverordnung aufgegeben. Nunmehr entfaltet die DSGVO bereits ihre unmittelbare Wirkung und wird hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungskontext durch § 26 BDSG ergänzt. Die beiden hier behandelten Themen zum Einsatz von Social Media im Unternehmen und der Umgang mit dem E-Mail-Account des Mitarbeiters werden weder durch die DSGVO, noch durch das BDSG 2018 direkt geregelt. Vielmehr sind hier die allgemeinen Grundsätze der beiden Vorschriften zu beachten. Präsentiert sich ein Unternehmen heute im Internet und in sozialen Netzwerken, so gilt es eine Fülle von gesetzlichen Regelungen zu beachten – aber wie unterweise ich meine Mitarbeiter korrekt im Umgang mit den Medien und wie sichert man das Unternehmen haftungsrechtlich ab?

Der nachfolgende Artikel soll die Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts und den Umgang mit "Social Media" im Unternehmen umfassend beleuchten und dem Leser eine Handreichung zum konkreten Umgang im Alltag damit sein.

1 Social-Media-Nutzung – Arbeitgeber und Beschäftigte

Die Nutzung von sozialen Netzwerken ist bereits für Millionen Deutsche und Milliarden Menschen weltweit zum Alltag geworden. Für viele sind solche Netzwerke ein wichtiger Bestandteil des sozialen Miteinanders in ihrem Leben. So verwundert es nicht, dass sich berufliche, private und auch geschäftliche Interessen hier berühren und auch miteinander kollidieren.

Einerseits steht die private Nutzung solcher Netzwerke während der Arbeitszeit im Widerspruch zum Interesse des Arbeitgebers, dass die Arbeitszeit nicht für private Vergnügungen genutzt werden darf. Andererseits sehen viele Arbeitgeber mittlerweile die privaten Netzwerke ihrer Mitarbeiter als Quelle an, um diese auch für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Wenn jedoch trotz eines Verbots der privaten Internetnutzung "facebook.com" monatlich auf Platz 1 der am häufigsten besuchten Internetseiten im Unternehmen steht und wenn wichtige Projektdaten oder gar Kunden abhanden kommen, weil ein Mitarbeiter beim Verlassen des Unternehmens seine Profile in sozialen Netzwerken mitnimmt, so sollte das Unternehmen hierauf reagieren und damit umgehen.

1.1 Social Media als Arbeitsinstrument

1.1.1 Die Pflicht zur Anmeldung

Die Nutzung von sozialen Netzwerken zu rein beruflichen Zwecken unterliegt in seiner näheren Ausgestaltung dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 Gewerbeordnung). Allerdings ist es dem Arbeitgeber nur sehr begrenzt möglich, Mitarbeiter zum Anlegen von persönlichen Profilen zu verpflichten. Insbesondere in den Umgebungen, in denen die verfolgten Zwecke auch oder sogar nur über Firmenprofile möglich und/oder erlaubt sind, kommt die Verpflichtung eines Mitarbeiters zum Anlegen eines privaten Profils nicht in Betracht. So können für Unternehmen beispielsweise auf Facebook und Xing bereits eigene Profile angelegt werden, die dann von Mitarbeitern betreut werden können. Private Profile sind dann nicht mehr notwendig.

Allein in Netzwerken, in denen Marketing- oder Öffentlichkeitsarbeitszwecke oder Zwecke des viralen Marketings verfolgt werden, könnte das Direktionsrecht eine bereits bestehende Leistungs- oder Nebenpflicht ausfüllen und den Mitarbeiter zum Anlegen eines privaten Profils verpflichten. Dies könnte man dann sehen, wenn der betroffene Mitarbeiter z. B. in einem der genannten Bereiche oder z. B. in der Personalberatung tätig ist. Diese Verpflichtung sollte dann jedoch nicht dem Direktionsrecht überlassen bleiben, sondern am besten schon im Arbeitsvertrag festgelegt werden (dazu unten mehr). Die Kosten für das Profil sollten – natürlich – vom Arbeitgeber übernommen werden.

 

Hinweis

Persönlichkeitsrecht des Betroffenen beachten

Aber selbst bei Bestehen einer solchen Leistungs- oder Nebenpflicht muss beim Anlegen und beim Umfang des Profils auf das Persönlichkeitsrecht des Betroffenen geachtet werden. Bei dem Umfang der einzustellenden Daten darf nicht vernachlässigt werden, dass diese fortan weltweit und für sehr lange Zeit abrufbar sein werden. Der Eingriff in das Persönlichkeitsrecht ist also nicht unerheblich, sodass eine genaue Abwägung stattfinden sollte. Manche Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern aus diesem Grund, im Internet mit Pseudonymen zu arbeiten, sodass ein Rückschluss für einen Außenstehenden auf eine bestimmte Person ausgeschlossen ist.

Eine Verpflichtung des Mitarbeiters schon im Arbeitsvertrag kann zu mehr Rechtssicherheit führen. Arbeitsverträge unterliegen der Inhaltskontrolle wie allgemeine Geschäftsbedingungen (§§ 310, 305 ff. BGB). Damit hier keine unangemessene Benachteiligung entsteht und die Regelung damit unwirksam wäre (§ 307 Abs. 1 BGB), ist die konkrete Regelung wiederu...

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