Der Sachgrund der Vertretung ist unproblematisch, wenn der Vertreter die Aufgaben des Vertretenen übernimmt.[1] Der zur Vertretung befristet eingestellte Arbeitnehmer muss aber nicht zur Verrichtung derselben Aufgaben eingestellt werden, die der verhinderte Mitarbeiter ausgeübt hat.[2] Bezüglich der Form der Vertretung hat das BAG die Alternativen der unmittelbaren Vertretung, der mittelbaren Vertretung sowie der gedanklichen Vertretung zugelassen. Von einer unmittelbaren Vertretung ist die Rede, wenn der befristet zur Vertretung eingestellte Mitarbeiter die vorübergehend ausfallende Stammkraft unmittelbar vertritt und die von ihr bislang ausgeübten Tätigkeiten verrichtet. Der zeitweilige Ausfall eines Arbeitnehmers und die dadurch bedingte Einstellung einer Ersatzkraft können auch eine Umorganisation erfordern, die dazu führt, dass ein völlig neuer Arbeitsplan erstellt wird, in dem die Aufgaben des zeitweilig ausgefallenen Mitarbeiters einem dritten Mitarbeiter übertragen werden, dieser für andere Aufgaben nicht mehr zur Verfügung steht und für diese anderen Aufgaben nunmehr eine Vertretungskraft eingestellt wird (sog. mittelbare Stellvertretung). Eine gedankliche Vertretung im Sinne eines Vertretungszusammenhangs liegt vor, wenn dem befristet beschäftigten Arbeitnehmer ohne tatsächliche Neuverteilung der Arbeitsaufgaben Tätigkeiten übertragen werden, die der vertretene Arbeitnehmer nie ausgeübt hat und der Arbeitgeber rechtlich kraft Direktionsrechts und tatsächlich (fachlich) in der Lage wäre, dem vorübergehend abwesenden Arbeitnehmer im Fall seiner Anwesenheit die dem Vertreter zugewiesenen Aufgaben zu übertragen.[3] Notwendig, aber auch ausreichend, ist, dass zwischen dem zeitweiligen Ausfall eines Mitarbeiters und dem dadurch hervorgerufenen vorübergehenden Vertretungsbedarf einerseits und der befristeten Einstellung bzw. Vertragsänderung der Vertretungskraft andererseits ein Kausalzusammenhang besteht. Es muss sichergestellt sein, dass die Vertretungskraft gerade wegen des durch den zeitweiligen Ausfall des zu vertretenden Mitarbeiters entstandenen vorübergehenden Beschäftigungsbedarfs eingestellt worden ist.[4]
Diesen ursächlichen Zusammenhang muss der Arbeitgeber jedenfalls im Arbeitsgerichtsprozess im Einzelnen darlegen.[5] Bestreitet der Arbeitnehmer den Kausalzusammenhang, muss der Arbeitgeber deutlich machen, in welcher Weise die befristete Einstellung bzw. Vertragsänderung der Befriedigung des Vertretungsbedarfs dienen sollte. Dafür reicht allein die Austauschbarkeit der Arbeitnehmer nicht aus. Vielmehr ist eine konkrete Darlegung erforderlich, wie die Arbeit umorganisiert worden ist oder hätte umorganisiert werden können, um die Aushilfskraft zumindest mittelbar noch als Vertreterin der zu vertretenen Arbeitnehmerin ansehen zu können. Hierbei kann es auch erforderlich werden, die zur Zeit der Befristungsabrede vorhandene Planung sowie deren tatsächliche und rechtliche Umsetzungsmöglichkeit zu schildern.[6] Denn ein ursächlicher Zusammenhang kann nicht angenommen werden, wenn der Arbeitgeber rechtlich und tatsächlich nicht die Möglichkeit gehabt hätte, den ausfallenden Mitarbeiter in den Arbeitsbereich des Vertreters umzusetzen.[7] Ebenso wenig reicht es aus, dass der Arbeitgeber den vorübergehenden Ausfall eines Mitarbeiters zum Anlass nimmt, zeitweilig frei werdende Mittel dazu zu verwenden, andere Aufgaben durch den befristet eingestellten Arbeitnehmer erledigen zu lassen, ohne dass diese wenigstens in einer mittelbaren Beziehung zu den Arbeitsaufgaben des zeitweilig ausgefallenen Mitarbeiters stehen.[8]
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