Baugewerbe / 2 Reisekostenerstattungen

2.1 Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte

Für das steuerliche Reisekostenrecht ist entscheidend, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder nicht. Eine erste Tätigkeitsstätte wird vorrangig vom Arbeitgeber bestimmt. Seine Festlegung entscheidet darüber, ob und ab wann sich sein Arbeitnehmer auf einer steuerlich begünstigten Auswärtstätigkeit mit steuerfreiem Reisekostenersatz befindet oder ob er auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist mit dem Ansatz der Entfernungspauschale.[1]

Bevor im Baugewerbe eine Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte vorgenommen wird, sollte geprüft werden, ob dies erforderlich ist.[2]

2.2 Steuerfreier Reisekostenersatz

Arbeitnehmer des Baugewerbes, die ihre Tätigkeit im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ausüben, können ebenso wie die Arbeitnehmer aller anderen Branchen einen entsprechenden steuerfreien Reisekostenersatz für ihre Aufwendungen erhalten. Typischerweise kommen in Betracht:

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen und
  • Übernachtungskosten.

2.3 Fahrtkosten und Sammelbeförderung

Fährt der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Pkw zur auswärtigen Baustelle, kann ihm der Arbeitgeber als Reisekosten 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten.[1]

Die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel kann steuerfrei erfolgen, soweit die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist. Allerdings ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer im Falle der Bereitstellung einer Sammelbeförderung für diese Wegstrecke keine Werbungskosten ansetzen darf.

Wird der Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zwischen der Wohnung und einer auswärtigen Tätigkeitsstätte (keine erste Tätigkeitsstätte) mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel unentgeltlich befördert oder nutzt er ein Firmenfahrzeug, ist dies steuerfrei. Im Gegenzug dürfen für diese Fahrten keine steuerfreien Fahrtkosten gezahlt werden.

Pauschalbesteuerung bei Fahrtkostenzuschuss

Sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, kann dieser für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, wenn der Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % besteuert. Eine Pauschalbesteuerung kann maximal in Höhe der abzugsfähigen Entfernungspauschale erfolgen.

Nutzung von Dienstfahrzeugen

Nutzt der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Firmenfahrzeug, dürfen keine steuerfreien Fahrtkostenzuschüsse gezahlt werden. Zum Ausgleich für die mit dem Firmenfahrzeug zurückgelegten Strecken zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein steuerpflichtiger monatlicher geldwerter Vorteil mit 0,03 % des Pkw-Bruttolistenpreises je Monat und je Entfernungskilometer anzusetzen. Handelt es sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit, ist der geldwerte Vorteil steuerfrei (Reisekosten).[2]

2.4 Verpflegungsmehraufwendungen

Sofern Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Auswärtstätigkeit für eine bestimmte (Mindest-)Dauer von ihrer Wohnung bzw. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, kann der Arbeitgeber zum Ausgleich der damit verbundenen Mehraufwendungen einen steuerfreien Spesenersatz gewähren, der sich nach der Abwesenheitsdauer richtet:

 
Abwesenheitsdauer Steuerfreier Pauschbetrag ab dem Kalenderjahr 2020
mehr als 8 Stunden 14 EUR
mindestens 24 Stunden 28 EUR

Bei mehrtägigen Reisen können unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitszeit 14 EUR sowohl für den An- als auch für den Abreisetag gewährt werden.

Die genannten Spesensätze kann der Arbeitgeber erhöhen (max. verdoppeln), indem er den zusätzlichen Betrag mit 25 % pauschal versteuert. Sofern der Arbeitnehmer die Spesen steuerfrei erstattet bekommt, entfällt der Werbungskostenabzug. Die Spesenerstattungen sind auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

2.5 Übernachtungskosten

Sofern Arbeitnehmer des Baugewerbes im Rahmen ihrer beruflichen Auswärtstätigkeit außerhalb ihrer Wohnung übernachten müssen, kann der Arbeitgeber diese Übernachtungskosten steuerfrei erstatten.

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