BahnCard, Antrag auf Kostenerstattung einer privat erworbenen BahnCard

Kurzbeschreibung

Bei Arbeitnehmern mit (umfangreichen) dienstlichen Fahrten können die Kosten einer BahnCard steuer- und beitragsfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Voraussetzung ist, dass durch die Anschaffung der BahnCard geringere Fahrtkosten entstehen als beim Ansatz der normalen Einzelfahrscheine für alle dienstlichen Fahrten des Jahres (=Vollamortisation). Mit diesem Formular können Arbeitnehmer eine steuer- und beitragsfreie Kostenerstattung der privat gekauften BahnCard beim Arbeitgeber beantragen.

BahnCard, Voraussetzungen für steuerfreie Erstattung

1.) Nutzung der BahnCard für Dienstreisen

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit (umfangreicher) Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard, um auf diese Weise selbst erstattungspflichtige Fahrtkosten für Dienstreisen zu sparen, gehört die BahnCard zu den steuerfreien Reisekosten nach § 3 Nr. 16 EStG. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass durch die Anschaffung der BahnCard geringere Fahrtkosten entstehen als bei Ansatz der normalen Einzelfahrscheine für alle dienstlichen Bahnfahrten des Jahres (= Vollamortisation). Die Anschaffung der BahnCard für dienstliche Reisen des Arbeitnehmers muss also betriebswirtschaftlich günstiger sein. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt kein steuerpflichtiger Kostenersatz vor, wenn ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers gegeben ist.

2.) Nutzung der BahnCard als Jobticket sowie für Dienstreisen

Seit 2019 bleiben außerdem Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen von Arbeitnehmern für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt werden, nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Aufgrund dieser zusätzlichen Steuerbefreiung kann die Vollamortisation bzw. die Steuerfreiheit einer BahnCard nicht nur aus der Nutzung für Dienstreisen, sondern auch aus der Nutzung als Jobticket resultieren, wenn

• aus den ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise (oder Familienheimfahrten i.R.d. doppelten Haushaltsführung) anfallen würden, und
• dem regulären Verkaufspreis einer Fahrberechtigung für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (oder zum Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet) für den entsprechenden Gültigkeitszeitraum

die Kosten der BahnCard erreicht oder übersteigt.^[1]

Hinweis

Der Antrag kann eingereicht werden, sobald sich die Kosten der BahnCard vollständig amortisiert haben. Eine Erstattung vorab ist nicht möglich. Der Antrag sollte spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Gültigkeitsende der BahnCard eingereicht werden. Sitzplatzreservierungen bleiben unberücksichtigt, da hierauf keine Vergünstigungen durch die BahnCard erreicht werden können.

[1]

Nähere Ausführungen und Praxis-Beispiele, s. BahnCard.

[2]

Nutzen Sie hierzu das Formular BahnCard, Prognoseberechung.

Antrag auf Kostenerstattung einer privat erworbenen BahnCard

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Persönliche Angaben

Name, Vorname	Anschrift
Personalnummer	Geburtsdatum
E-Mail	Telefon

Ich beantrage die Kostenerstattung der von mir privat erworbenen BahnCard.

Angaben zur BahnCard

[ ]	BahnCard 25	[ ]	1. Klasse	Kosten: .................... EUR
[ ]	BahnCard 50	[ ]	2. Klasse
[ ]	BahnCard 100

Den Betrag bitte ich auf folgendes Konto zu überweisen:

Kontoinhaber (falls abweichend)	Name des Kreditinstituts
IBAN	BIC

Anlagen

[ ] Originalrechnung der BahnCard und ggf. des Jobtickets

[ ] Kopie der BahnCard und ggf. des Jobtickets

[ ] Ausgefüllte Anlage zum Antrag auf Kostenerstattung der privat erworbenen BahnCard

Unterschrift des Antragstellers Bestätigung der Richtigkeit der Angaben	Unterschrift Sachbearbeiter/Kostenstelle Sachlich und rechnerisch richtig
_____________________________________ Datum/Unterschrift	_______________________________________ Datum/Unterschrift

Anlage zum Antrag auf Kostenerstattung der privat erworbenen BahnCard

Durch folgende ersparte Kosten haben sich die Ausgaben für die BahnCard vollständig amortisiert:

Reisetätigkeit
Lfd. Nr.	Datum der Reise	Reiseziel	Preis mit BahnCard	(Fiktiver) Preis ohne BahnCard	Ersparnis durch BahnCard
1			EUR	EUR	EUR
2			EUR	EUR	EUR
3			EUR	EUR	EUR
4			EUR	EUR	EUR
5			EUR	EUR	EUR
6			EUR	EUR	EUR
7			EUR	EUR	EUR
8			EUR	EUR	EUR
9			EUR	EUR	EUR
10			EUR	EUR	EUR
Summe			EUR	EUR	EUR
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Lfd. Nr.	Für welche Monate wurde die BahnCard als Jobticket verwendet?		Preis mit BahnCard (gesamt)	(Fiktiver) Preis ohne BahnCard (gesamt)	Ersparnis durch BahnCard (gesamt)
1			EUR	EUR	EUR
Summe			EUR	EUR	EUR

Anschaffungskosten der BahnCard				EUR
Summe der Kostenersparnis bei Nutzung als Jobticket sowie für Dienstreisen				EUR