BahnCard, Antrag auf Kostenerstattung einer privat erwor ... / BahnCard, Voraussetzungen für steuerfreie Erstattung

1.) Nutzung der BahnCard für Dienstreisen

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit (umfangreicher) Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard, um auf diese Weise selbst erstattungspflichtige Fahrtkosten für Dienstreisen zu sparen, gehört die BahnCard zu den steuerfreien Reisekosten nach § 3 Nr. 16 EStG. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass durch die Anschaffung der BahnCard geringere Fahrtkosten entstehen als bei Ansatz der normalen Einzelfahrscheine für alle dienstlichen Bahnfahrten des Jahres (= Vollamortisation). Die Anschaffung der BahnCard für dienstliche Reisen des Arbeitnehmers muss also betriebswirtschaftlich günstiger sein. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt kein steuerpflichtiger Kostenersatz vor, wenn ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers gegeben ist.

2.) Nutzung der BahnCard als Jobticket sowie für Dienstreisen

Seit 2019 bleiben außerdem Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen von Arbeitnehmern für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt werden, nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Aufgrund dieser zusätzlichen Steuerbefreiung kann die Vollamortisation bzw. die Steuerfreiheit einer BahnCard nicht nur aus der Nutzung für Dienstreisen, sondern auch aus der Nutzung als Jobticket resultieren, wenn

• aus den ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise (oder Familienheimfahrten i.R.d. doppelten Haushaltsführung) anfallen würden, und
• dem regulären Verkaufspreis einer Fahrberechtigung für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (oder zum Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet) für den entsprechenden Gültigkeitszeitraum

die Kosten der BahnCard erreicht oder übersteigt.^[1]