Auslösungen / Lohnsteuer

1 Arbeitgeberersatz bei auswärtiger Beschäftigung

Steuerlich umfasst der Sammelbegriff "Auslösung" die Reisekostenvergütungen des Arbeitgebers bei auswärtiger Beschäftigung sowie die Arbeitgebererstattung bei doppelter Haushaltsführung.

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Solch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit verlangt eine vorübergehende berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte. Auch ein Vorstellungsgespräch eines Stellenbewerbers rechnet zur beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung benötigt. Dazu muss der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhalten und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei unerheblich. Eine doppelte Haushaltsführung liegt nicht vor, solange die auswärtige Beschäftigung als Auswärtstätigkeit anzuerkennen ist und somit keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist. Typische Fälle, die eine auswärtige Zweitwohnung erforderlich machen, sind ein Arbeitgeberwechsel oder die Versetzung an einen anderen Beschäftigungsort. Notwendige Mehraufwendungen anlässlich einer doppelten Haushaltsführung können steuerfrei erstattet bzw. zugewendet werden.

Gesamterstattungsverfahren für Reisekosten

Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen des Arbeitgebers dürfen die einzelnen Reisekostenarten zusammengefasst werden. Die Gesamterstattung ist steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 9.5–9.8 LStR zulässigen Einzelvergütungen nicht übersteigt. Zur Ausschöpfung des steuerfreien Volumens darf der Arbeitnehmer mehrere Reisen zusammengefasst abrechnen. Gleiches gilt sinngemäß für Mehraufwendungen anlässlich einer doppelten Haushaltsführung.

Gehaltsumwandlung in begrenztem Umfang möglich

Die Umwandlung des nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu versteuernden Arbeitslohns bzw. Lohnteile in steuerfreie Reisekostenerstattungen ist steuerlich zulässig. Dadurch wird faktisch der Bruttolohn reduziert und der Nettolohn erhöht. Voraussetzung dafür ist, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Lohnumwandlung vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs vereinbaren.

2 Steuerfreie Auslösung bei Auslandsreisen

Befindet sich die Tätigkeitsstätte im Ausland und kehrt der Arbeitnehmer nicht täglich zum inländischen Wohnsitz zurück, darf der Arbeitgeber (Auslands-)Auslösungen zahlen, die bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei bleiben. Bei beruflich veranlassten Auslandsreisen sind für Verpflegungsmehraufwendungen sowie für Übernachtungen länderspezifische Pauschbeträge zu beachten, die jährlich aktualisiert und vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben werden. Diese amtlichen Pauschbeträge gelten entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Verpflegungsmehraufwendungen nur 3 Monate steuerfrei

Wie bei inländischen Auswärtstätigkeiten, darf der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen bzw. Auslandstagegelder für die ersten 3 Monate ab Beginn der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (bzw. ab Bezug der Unterkunft) am selben ausländischen Beschäftigungsort steuerfrei zahlen. Nach Ablauf der 3-Monatsfrist ist eine steuerfreie Zahlung der Auslandstagegelder nicht mehr zulässig. Jedoch führt danach eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert.

Der Grund für die Unterbrechung der Auswärtstätigkeit ist unerheblich, wie z. B. Urlaub; es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

Übernachtungspauschalen zeitlich unbegrenzt steuerfrei

Für Unterkunftskosten im Ausland darf der Arbeitgeber – anstelle des amtlichen Pauschbetrags für Auslandsübernachtungen – auch die tatsächlichen und angemessenen Aufwendungen des Arbeitnehmers zeitlich unbegrenzt steuerfrei zahlen.

Pauschale Zahlungen für die Zweitwohnung im Ausland (ohne Einzelnachweis) sind nach Ablauf der ersten 3 Monate nur i. H. v. bis zu 40 % des für Auswärtstätigkeiten maßgebenden amtlichen ausländischen Übernachtungspauschbetags steuerfrei.

3 Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten

Um dem Finanzamt die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der gezahlten Auslösungen nachzuweisen, hat der Arbeitgeber die entsprechenden Angaben über die Auswärtstätigkeit oder die doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers im Lohnkonto aufzuzeichnen und die Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, z. B. die Reisekostenabrechnungen.

Ausnahme von der Aufzeichnung im Lohnkonto

Das Betriebsstättenfinanzamt kann eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zulassen, wenn der Arbeitgeber für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwendet und die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Allerdings sind auch in diesen Fällen die Arbeitslohnzahlungen selbst sowie die Art der jeweiligen Bezüge im Lohnkonto zu vermerken.

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