Auslösungen / 3 Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten

Um dem Finanzamt die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der gezahlten Auslösungen nachzuweisen, hat der Arbeitgeber die entsprechenden Angaben über die Auswärtstätigkeit oder die doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers im Lohnkonto aufzuzeichnen und die Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, z. B. die Reisekostenabrechnungen.[1]

Ausnahme von der Aufzeichnung im Lohnkonto

Das Betriebsstättenfinanzamt kann eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zulassen, wenn der Arbeitgeber für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwendet und die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Allerdings sind auch in diesen Fällen die Arbeitslohnzahlungen selbst sowie die Art der jeweiligen Bezüge im Lohnkonto zu vermerken.[2]

Großbuchstabe M bei unentgeltlichen Mahlzeiten bis 60 EUR

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen seiner doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Stellen die gestellten Mahlzeiten keinen Arbeitslohn dar oder übersteigt deren Preis 60 EUR brutto und sind sie daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, ist kein Großbuchstabe M im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Außerdem ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, bei steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüssen bei doppelter Haushaltsführung sowie bei einer Mahlzeitengestellung auf Auswärtstätigkeiten den Großbuchstaben M in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben.

 
Achtung

Seit 1.1.2019 ist der Buchstabe M in der Lohnsteuerbescheinigung zwingend

Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, durfte der Arbeitgeber auf diese Angabe bis zum 31.12.2018 verzichten.[3]

Weil die Übergangsregelung nicht nochmals verlängert worden ist, muss für die seit 1.1.2019 auf Auswärtstätigkeiten gestellten Mahlzeiten der Großbuchstabe M von allen Arbeitgebern bescheinigt werden.

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