Auslagenersatz / 3 Pauschaler Auslagenersatz

Pauschalvergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, z. B. arbeitsvertraglich für Aufwendungen anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Pauschaler Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise steuerfrei, wenn er

  • regelmäßig wiederkehrt,
  • keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellt und
  • der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Aufgrund dieses Nachweises bleibt der pauschale Auslagenersatz solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.[1]

Die Rechtsprechung lässt Pauschalabgeltungen darüber hinaus zu, wenn die Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehren und der Auslagenersatz – im Großen und Ganzen – den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.[2]

In folgenden Fällen ist ein pauschaler Auslagenersatz ausdrücklich vorgesehen:

1. Pauschaler Auslagenersatz beruflicher Telefonkosten

Ist der berufliche Anteil nicht genau ermittelbar, können die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikationsleistungen i. H. v. 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden[3]. Voraussetzung ist, dass aufgrund der Tätigkeit erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen anfallen.

2. Pauschaler Auslagenersatz für Reisenebenkosten

Aufwendungen von Lkw-Fahrern, insbesondere für die Nutzung sanitärer Einrichtungen, können pauschal mit dem Durchschnittsbetrag ersetzt werden, wenn die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden.[4]

3. Pauschaler Auslagenersatz für E-Auto-Strom

Zur Vereinfachung des steuerfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Elektro-Firmenwagens (ausschließlich Pkw) beim Arbeitnehmer zu Hause, lässt die Finanzverwaltung folgende monatlichen Pauschalen zu[5]:

 
Pauschale für Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
Elektrofahrzeuge 30 EUR
(bis 2020: 20 EUR)
70 EUR
(bis 2020: 50 EUR)
Hybridelektrofahrzeuge 15 EUR
(bis 2020: 10 EUR)
35 EUR
(bis 2020: 25 EUR)

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