Auslagenersatz / 3 Pauschaler Auslagenersatz

Pauschalvergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, z. B. arbeitsvertraglich für Aufwendungen anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Pauschaler Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise steuerfrei, wenn er

• regelmäßig wiederkehrt,
• keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellt und
• der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Aufgrund dieses Nachweises bleibt der pauschale Auslagenersatz solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.^[1]

Hinweis

Wiederkehrender pauschaler Auslagenersatz zulässig

Die Rechtsprechung lässt Pauschalabgeltungen darüber hinaus zu, wenn die Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehren und der Auslagenersatz – im Großen und Ganzen – den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.^[2]

In folgenden Fällen ist ein pauschaler Auslagenersatz ausdrücklich vorgesehen:

[1] R 3.50 Abs. 2 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 2.10.2003, IV R 4/02, BStBl 2004 II S. 129.

3.1 Pauschaler Auslagenersatz beruflicher Telefonkosten

Ist der berufliche Anteil nicht genau ermittelbar, können die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikationsleistungen i. H. v. 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden.^[1] Voraussetzung ist, dass aufgrund der Tätigkeit erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen anfallen.

[1] R 3.50 Abs. 2 Satz 4 LStR

3.2 Pauschaler Auslagenersatz für Reisenebenkosten

Aufwendungen von Lkw-Fahrern, insbesondere für die Nutzung sanitärer Einrichtungen, können pauschal mit dem Durchschnittsbetrag ersetzt werden, wenn die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden.^[1]

[1] BMF, Schreiben v. 4.12.2012, IV C 5 – S 2353/12/10009, BStBl 2012 I S. 1249.

3.3 Pauschaler Auslagenersatz für E-Auto-Strom

Zur Vereinfachung des steuerfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Elektro-Firmenwagens (ausschließlich Pkw) beim Arbeitnehmer zu Hause, lässt die Finanzverwaltung folgende monatlichen Pauschalen zu^[1]:

Pauschale für	Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber	Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
Elektrofahrzeuge	30 EUR	70 EUR
Hybridelektrofahrzeuge	15 EUR	35 EUR

[1] BMF, Schreiben v. 29.9.2020, IV C 5 – S 2334/19/10009 :004, BStBl 2020 I S. 972.