1 Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2021 ist demzufolge bis zum 31.12.2027 aufzubewahren.

Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).[2]

2 Übrige Lohnunterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B.

  • Freistellungsbescheinigungen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
  • Arbeitszeitlisten u. a.

3 Lohnunterlagen, die der Gewinnermittlung zuzuordnen sind

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für

  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen,
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen,
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen,
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen.

4 Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen.

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahrs eintritt, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat.

Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist ist dann vorgesehen, wenn der Versorgungsfall, erst nach Ablauf der 6-Jahresfrist eintritt. Für diese Fälle ist der Arbeitgeber über die ansonsten übliche Frist von 6 Jahren hinaus solange zur Aufbewahrung der genannten Unterlagen verpflichtet, wie dies zur Sicherstellung einer späteren korrekten Besteuerung der betrieblichen Altersversorgungsbezüge notwendig ist.[2]

5 Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2]

Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.[3] Die Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers sind in das Lohnkonto zu übernehmen.[4]

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Jahres hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Papierbescheinigung auszuhändigen. Insbesondere im Falle eines Arbeitgeberwechsels muss der Arbeitnehmer seine Bescheinigung für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen. Der bisherige Dienstherr darf den für den Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschriebenen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mit der besonderen Bescheinigung verbinden. Eine Ausnahme gilt für Arbeitgeber, die von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung befreit sind, z.  B. weil sie nur Arbeitnehmer im Privathaushalt beschäftigen.[5]

6 Jederzeitige Verfügbarkeit und Wiedergabe der Daten

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Computer, Lesegeräte usw.). Nach der Betriebsprüfungsordnung haben die Prüfer Anspruch darauf, direkt in den elektronischen Programmen zu prüfen.

 
Wichtig

Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Seit 25.5.2018 ist bei der Aufbewahrung von (lohn-)steuerlichen Unterlagen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten.[1] Nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind die für Steuerzwecke nicht mehr relevanten Daten zu löschen ("Recht auf Vergessenwerden"). Dies gilt insbesondere für den Datenschutz bereits ausgeschiedener Arbeitnehmer.

[1] Verordnung (EU) des Europäischen Parlaments un...

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