Aufbewahrungspflicht / 5 Aufbewahrungsfristen Kurzübersicht

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen

Belegart	Aufbewahrungsfrist
Abrechnungen von Aushilfen	10 Jahre, ggf. 6 Jahre[1]
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[2]
Beitragsnachweise der Krankenkassen	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[3]
Besondere Bescheinigung[4]	Bis zum Ende des Kalenderjahres oder bis zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses oder bis zum Wechsel der Lohnsteuerbescheinigung
Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung	5 Jahre[5]
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung	10 Jahre
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung	Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres[6]
Lohn- und Gehaltskonten	10 Jahre, ggf. 6 Jahre[7]
Lohnsteuer-Anmeldungen	10 Jahre, ggf. 6 Jahre[8]
Lohnsteuerbescheinigung	6 Jahre[9]
Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn	10 Jahre

[1] I. d.R. 10 Jahre, da Buchungsbeleg bzw. Bilanzunterlagen, § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB, § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO. Sofern weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlagen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i. d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung; jeweils zum 31.12. dieses Jahres.

[2] § 25 Abs. 2 DEÜV.

[3] § 25 Abs. 2 DEÜV.

[4] Ersatzbescheinigung, s. Abschn. 5.

[5] § 165 Abs. 4 SGB VII.

[6] § 28f Abs. 1 SGB IV.

[7] I. d. R. 10 Jahre, da Buchungsbeleg bzw. Bilanzunterlagen, § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB, § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO. Sofern weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlagen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i.d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung; jeweils zum 31.12. dieses Jahres.

[8] I. d. R. 10 Jahre, da Buchungsbeleg bzw. Bilanzunterlagen, § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB, § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO. Sofern weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlagen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i.d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung; jeweils zum 31.12. dieses Jahres.

[9] I. d. R. ist die Lohnsteuerbescheinigung kein Buchungsbeleg; deshalb beträgt die Aufbewahrungsfrist nicht 10 Jahre, § 147 Abs. 3 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i. d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung; jeweils zum 31.12. dieses Jahres.

5.2 Aufbewahrungsfristen für sonstige Unterlagen im Personalbereich

Belegart	Aufbewahrungsfrist
Arbeitszeitnachweise über 8 Stunden täglich	2 Jahre[1]
Bewirtungsbelege	10 Jahre[2]
Heimarbeit
Entgeltbelege	3 Jahre nach dem Jahr der letzten Eintragung[3]
Personallisten	1 Jahr nach dem Jahr der Anlegung[4]
Jugendarbeitsschutzunterlagen
Ärztliche Bescheinigungen	Bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung[5]
Personenbezogene Unterlagen	2 Jahre nach der letzten Eintragung[6]
Personalakte	Es besteht keine arbeitsrechtliche Pflicht, Personalakten des ausgeschiedenen Mitarbeiters noch eine bestimmte Zeit aufzubewahren
Schwerbehindertenverzeichnis	Während der Dauer der Beschäftigung von Schwerbehinderten[7]
Zeugnisse des Arbeitnehmers	3 Jahre[8]

[1] § 16 Abs. 2 ArbZG.

[2] § 147 Abs. 3 AO.

[3] § 13 Abs. 1 1. DVO HAG.

[4] § 9 Abs. 3 1. DVO HAG.

[5] § 41 Abs. 1 JArbSchG.

[6] § 50 Abs. 2 JArbSchG.

[7] § 80 SGB IX.

[8] § 195 BGB.