Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer[1] bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hat ein Arbeitgeber keinen Sitz im Inland, hat er zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht einen Bevollmächtigten, der seinen Sitz im Inland hat, zu bestellen.[2]
Beschäftigte in Privathaushalten
Die Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen gilt nach § 28f Abs. 1 SGB IV nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten. Hier ist das Verfahren des Haushaltsschecks anzuwenden.
1.1 Sonderbestimmungen im Baugewerbe, in der Kurier-, Express- und Paketbranche sowie in der Fleischwirtschaft
Führt ein Unternehmer einen Dienst- oder Werkvertrag im Baugewerbe aus, hat er die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung des Arbeitnehmers, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Dies gilt auch für Unternehmer im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, die im Bereich der Kurier-, Express- oder Paketdienste tätig sind und im Auftrag eines anderen Unternehmers Pakete befördern.[1] Damit soll die Zuordnung der einzelnen Entgelte und des Sozialversicherungsbeitrags bei Dienst- oder Werkverträgen möglich sein.
In der Fleischwirtschaft sind die Unternehmen u. a. verpflichtet, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen elektronisch aufzubewahren.[2]
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