Aufbewahrungspflicht / 1 6-jährige Aufbewahrungsfrist

1.1 Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.^[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2024 ist demzufolge bis zum 31.12.2030 aufzubewahren.

Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).^[2]

Die GoBD definieren Kriterien, die u. a. die Buchführung und andere steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen zu erfüllen haben. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Belegsicherung, der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie dem Datenzugriff.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

1.2 Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen und betragen hiernach 6 Jahre.

^[1]

[1] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

1.3 Übrige Lohnunterlagen

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.^[1] Hierunter fallen z. B.

• Freistellungsbescheinigungen,
• Reisekostenabrechnungen,
• Fahrtenbücher,
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
• Arbeitszeitlisten u. a.

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO.