Audit

Zusammenfassung

 

Begriff

Als Audit wird im Allgemeinen ein dokumentiertes Verfahren zur systematischen und unabhängigen Untersuchung und Bewertung von Aktivitäten und deren Ergebnissen anhand festgelegter Kriterien verstanden. Audits sollen feststellen, ob die Aktivitäten und die daraus resultierenden Ergebnisse den geplanten Vorgaben entsprechen und ob diese Vorgaben effizient verwirklicht werden sowie, ob sie geeignet sind, die Ziele zu erreichen. Audits sind ein fester Bestandteil jedes Managementsystems.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Das deutsche Arbeitsschutzrecht verlangt keine Audits. Die in § 3 Arbeitsschutzgesetz geforderte Überprüfung der Wirksamkeit des Arbeitsschutzes wird durch Arbeitsschutz-­Audits stark unterstützt. Durch die Ergebnisse der Complianceaudits lässt sich belegen, dass die für das Unternehmen zutreffenden öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen und Regeln der Technik im Arbeitsschutz erfüllt bzw. eingehalten werden.

Die Durchführung von Audits ist bei der Anwendung eines Arbeitsschutzmanagements obligatorisch. Ohne Audits oder Assessments ist kein Managementsystem funktionsfähig, denn sie ermöglichen den für jedes Managementsystem zwingend erforderlichen Regelkreis (PDCA-Zyklus). Ob neben internen Audits auch externe Audits und insbesondere Zertifizierungsaudits erforderlich sind, hängt von der Zielsetzung der Anwendung des Managementsystems (v. a. Zertifizierung ja/nein) ab.

1 Zweck von Audits

Zu den grundlegenden Prinzipien erfolgreichen Handelns gehört es, regelmäßig zu überprüfen, ob die Ausrichtung stimmt, man auf dem richtigen Weg ist, richtig vorgeht, die nächsten Schritte zielführend sind etc. – sowie bei Bedarf nachzusteuern. Das gilt selbstverständlich auch für den Arbeitsschutz. Prozesse werden deshalb entsprechend dem Regelkreisprinzip gesteuert, d. h., durch Beobachtungen und Erhebungen wird zeitnah geprüft, ob Abweichungen vorliegen und nachgesteuert werden muss. Eine solche Überprüfungsmethode ist auch für Managementsysteme erforderlich.

Durch die Festlegung der Ziele, Grundsätze, Zuständigkeiten, Prozesse (Abläufe) und Verfahren ist ein Managementsystem zunächst fixiert. Ob das Managementsystem wirklich praktikabel ist, angewendet wird und v. a. auch wirksam ist, stellt sich erst mit der Zeit heraus. Um das festzustellen und um das Managementsystem kontinuierlich zu verbessern, muss es planmäßig und konsequent in festgelegten Zeitabständen überprüft und bewertet werden. Die wichtigste Methode dafür ist das Auditieren. Eine Alternative sind Assessments. Assessments bzw. Self-Assessments sind v. a. bei umfassenden Qualitätsmanagementsystemen (z. B. TQM gem. dem EFQM-Modell) üblich.

Die Unterschiede zwischen einem Audit und einem Assessment sind gering. Assessments haben gegenüber Audits einen konstruktiveren Charakter. Audits bewerten Aktivitäten und deren Ergebnisse primär in Bezug zum "Soll", also den definierten Vorgaben (Wie soll es sein?) und Zielen (Was soll erreicht werden?). Ein Audit ermittelt damit die Erreichung bzw. Einhaltung oder Abweichung bzw. Nichteinhaltung. Ein Assessment betrachtet stärker auch die Potenziale und hinterfragt die Prozesse und Ergebnisse.

2 Kennzeichen und Formen

Der aus dem Lateinischen stammende Begriff "Audit" (audire = hören, zuhören) wird im Management entsprechend dem englischen bzw. amerikanischen Begriffsverständnis verwendet. Hier steht Audit für Revision oder Rechenschaftslegung.

Ein Audit überprüft gelebte Prozesse, erstellte Produkte oder laufende Projekte vor dem Hintergrund eines definierten "Soll". Das hierzu verwendete Verfahren, das Audit, ist in Anlehnung an die ISO 19011 definiert als ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen sowie deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind.

Audits sollen Schwachstellen aufdecken, konkrete Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten liefern, zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess beitragen und damit den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens fördern.

Beim Praktizieren eines Managementsystems können unterschiedliche Audittypen zum Einsatz kommen.

Differenzierung nach dem Gegenstand des Audits:

  • Systemaudit (betrachtet – überprüft und bewertet – ein Managementsystem);
  • Complianceaudit (Überprüfung der Übereinstimmung mit einem Regelwerk, Fragenkatalog);
  • Prozess- oder Verfahrensaudit (betrachtet – überprüft und bewertet – die Eignung und Wirksamkeit eines bestimmten Prozesses bzw. Verfahrens);
  • Produktaudit (betrachtet – überprüft und bewertet – zufällig ausgewählte Produkte auf Übereinstimmung mit den vorgegebenen Spezifikationen);
  • Projektaudit (betrachtet – überprüft und bewertet – die Vorgehensweise in einem Projekt sowie den Fortschritt);
  • Lieferantenaudit (betrachtet – überprüft und bewertet – die Leistungs- und Qualitätsfähigkeit, Zuverlässigkeit etc. eines Zulieferers).

Differenzierung nach der Ausrichtung des Audits:

  • Interne Audits: Sie werden von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern des Unternehmens (internen Auditoren) anhand ver...

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