Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.[1]

Nach der Verkehrssitte ist es üblich, dass das Arbeitszeugnis maschinenschriftlich bzw. per PC erstellt wird. Ein unsauber geschriebenes Zeugnis (Flecken, Durchstreichung, Radierung usw.) kann vom Arbeitnehmer zurückgewiesen werden. Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier (Firmenbogen) ausgestellt werden, wenn der Arbeitgeber Geschäftspapier besitzt und dieses im Geschäftsverkehr verwendet.[2] Wenn es – wie meist – beim Arbeitgeber im Geschäftsverkehr üblich ist, dass nach Seite 1 mit Geschäftspapier für die Seite 2 der Korrespondenz lediglich ein Blankobogen verwendet wird, kann dies auch beim Arbeitszeugnis so erfolgen.[3] Dabei darf das Anschriftenfeld nicht ausgefüllt sein.

Das Zeugnis ist vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter im Original zu unterzeichnen. Dabei darf die Unterschrift nicht "verstellt" sein, sie muss so aussehen, wie alle anderen Unterschriften des Unterzeichnenden, damit aus dieser selbst erkennbar ist, wer das Zeugnis unterschrieben hat.[4]

Das Zeugnis muss eine Originalunterschrift tragen. Weder ein Unterschriftsstempel noch eine eingescannte oder elektronische Signatur ist zulässig.[5]

Das BAG hat auf die Diskussion, ob ein Arbeitszeugnis gefaltet werden darf, entschieden, dass dies zulässig ist, um es in einen Briefumschlag kleineren Formats unterzubringen; allerdings ist darauf zu achten, dass die Faltung beim Kopieren des Originals nicht auffällt.[6] Nach Ansicht des LAG Rheinland-Pfalz stellt auch die Tatsache, dass das Zeugnis zum Zwecke der Zusendung gefaltet und getackert wurde, keinen versteckten Hinweis auf eine Unzufriedenheit mit dem Arbeitnehmer dar. Die Instanzrechtsprechung hat sich dem angeschlossen.[7]

Aufzählungen sind grundsätzlich zulässig, insbesondere bei der Tätigkeitsbeschreibung muss kein Fließtext verwendet werden. Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen dürfen dagegen nicht in Tabellenform ausgeführt werden, es muss vielmehr ein individuell gefasster Text verwendet werden.[8]

Dass das Zeugnis frei von Rechtschreibfehlern sein sollte, ist zwar selbstverständlich, führt aber auch gelegentlich zu Auseinandersetzungen vor den Arbeitsgerichten. Rechtschreibfehler geben Anlass zur Vermutung, dass der Zeugnisersteller sich von dem Inhalt des Zeugnisses distanzieren will, also etwas anderes ausdrücken will, als er formuliert hat.[9]

Im Übrigen werfen Schreibfehler kein besonders gutes Licht auf den Aussteller, sodass schon aus diesem Grund auf ein ordentliches Schriftbild und eine fehlerfreie Formulierung geachtet werden sollte. Äußere Mängel wie Flecken, Streichungen, Textverbesserungen oder Ähnliches sind natürlich auch zu vermeiden.

Bisher noch nicht entschieden ist die Frage, in welcher Landessprache ein Zeugnis zu erstellen ist. Jedenfalls soweit ein Zeugnis für eine Tätigkeit in Deutschland ausgestellt werden soll, besteht auch grundsätzlich lediglich ein Anspruch auf ein deutschsprachiges Zeugnis, denn hierzulande ist die Gerichtssprache Deutsch. Hinzu kommt, dass im anglo-amerikanischen Bereich und z. B. auch in Frankreich, Zeugnisse im deutschen Sinne nicht bekannt sind. Dort arbeitet man allenfalls mit "letters of reference" oder Empfehlungsschreiben, die mit Zeugnissen in der bei uns bekannten Form nicht vergleichbar sind. Nur wenn die offizielle und tatsächliche Unternehmenssprache nicht Deutsch, sondern z. B. Englisch ist, könnte man der Auffassung sein, dass ein Anspruch auf ein Zeugnis in englischer Sprache besteht.

 
Achtung

Der erste Eindruck zählt

Das Arbeitszeugnis wird im Rahmen von Bewerbungsunterlagen Dritten vorgelegt. Die Leser des Zeugnisses werden über die Äußerlichkeiten nicht nur auf den Arbeitnehmer, sondern auch auf den Aussteller des Zeugnisses schließen, weshalb man schon aus diesem Grund darauf achten sollte, dass auch die äußere Form einwandfrei ist.

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