Arbeitszeugnis, Form

Kurzbeschreibung

Diese Checkliste zeigt im Detail auf, welche Formerfordernisse beim Abfassen eines Arbeitszeugnisses beachtet werden müssen.

Vorbemerkung

Das Arbeitszeugnis dokumentiert den beruflichen Werdegang eines Arbeitnehmers, es beschreibt seine berufliche Qualifikation, es gibt die Beurteilung seiner Eignung, seines Verhaltens und seiner Leistung wider. Es ist also für die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers von erheblicher Bedeutung. Deshalb sind Arbeitszeugnisse natürlich wichtige Bestandteile der Bewerbungsunterlagen, sie sind Entscheidungshilfen für Arbeitgeber bei Einstellungen und bereits bei der Frage, wen sie zu einem Bewerbungsgespräch einladen. Allein aus diesem Grund sollte das Dokument den Formerfordernissen entsprechen.

Checkliste: Form des Arbeitszeugnisses

  ok?

Das Zeugnis muss

  • maschinenschriftlich bzw. mit dem
  • PC erstellt sein
 
Das Zeugnis muss auf dem aktuellen für die Geschäftskorrespondenz üblichen Geschäftspapier geschrieben bzw. gedruckt sein (vgl. BAG, Urteil v. 3.3.1993, 5 AZR 182/92, DB 1993, 1624).  

Ist nicht das für die Geschäftskorrespondent übliche Briefpapier, sondern ein weißes Blatt für das Zeugnis verwendet worden, so sind die

  • volle Firmenbezeichnung,
  • Rechtsform und die
  • derzeitige Anschrift anzuführen.
 
Das Zeugnis muss auf haltbarem Papier von guter Qualität abgefasst sein.  
Wird Geschäftspapier verwendet, darf das Anschriftenfeld nicht ausgefüllt werden.  

Hat das Zeugnis äußere Mängel wie

  • Flecken,
  • Radierungen,
  • Durchstreichungen,
  • Textverbesserungen u. Ä.,
kann der Mitarbeiter es zurückweisen.
 

Schreibfehler müssen berichtigt werden, wenn sie negative Folgen für den Mitarbeiter haben könnten[1].

 

Unzulässig sind

  • Ausrufungs- oder
  • Fragezeichen,
  • Gänsefüßchen,
  • Unterstreichungen oder
  • teilweise Hervorhebungen durch Fettschrift.
 

Das Zeugnis muss schriftlich erteilt werden, d.h. eigenhändig vom Arbeitgeber bzw. von seinem Vertreter unterzeichnet sein. Dabei darf die Unterschrift nicht "verstellt" sein, sie muss so aussehen, wie alle anderen Unterschriften des Unterzeichnenden, damit aus dieser selbst erkennbar ist, wer das Zeugnis unterschrieben hat[2].

Ein Fax, E-Mail oder Telegramm genügt dem Schriftformerfordernis nicht. Beim Unterzeichner muss erkennbar sein, dass es sich um einen "ranghöheren" Mitarbeiter / Vorgesetzten handelt (ggf. durch Anfügung der Funktionsbezeichnung).
 
Das Zeugnis darf auch gefaltet werden, um es beim Versand in einem Briefumschlag üblicher Größe zu legen. Allerdings muss er dabei kopierfähig bleiben, d.h. die Knicke dürfen sich beim Kopieren nicht durch schwarze Linien abzeichnen!  
[1] Hess. LAG, Beschluss v. 21.10.2014, 12 Ta 375/14

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