Grundsätzlich muss jedes Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert sein.[1] Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtlichen Aussage über den Beschäftigten zu treffen.[2] Missverständliche oder sich widersprechende Formulierungen sind deshalb nicht zulässig.[3] Das Zeugnis darf infolge des gewählten Ausdrucks oder der gewählten Satzstellung nicht zu Irrtümern bei Dritten oder zu Mehrdeutigkeit führen. Solche Irrtümer und Mehrdeutigkeiten können z. B. dann entstehen, wenn üblicherweise nach der Verkehrssitte aufgenommene Sätze ausgelassen oder Selbstverständlichkeiten ausdrücklich erwähnt werden (z. B. über Ehrlichkeit eines Kassierers).[4] Gleiches gilt, wenn für bestimmte Branchen oder Berufsgruppen übliche Formulierungen ausgelassen werden. Geschieht dies ohne sachliche Rechtfertigung, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ergänzung.[5]

Aus den gleichen Gründen kann das Zeugnis in der Regel auch nur im Zusammenhang seines gesamten Inhalts verstanden werden. Die einzelnen, vom Arbeitgeber zu beurteilenden Qualifikationen des Arbeitnehmers sind so eng miteinander verflochten, dass die eine nicht ohne die Beziehung und den Zusammenhang zur anderen betrachtet werden kann.

Hat der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis mit einem bestimmten Inhalt und einer bestimmten Bewertung bezüglich Leistung und Verhalten erteilt, darf er davon bei späterer Erteilung eines Endzeugnisses nur dann abweichen, wenn er die späteren Abweichungen auch entsprechend begründen kann. Der Inhalt des Zwischenzeugnisses bindet nämlich den Arbeitgeber grundsätzlich für die Zukunft auch hinsichtlich einzelner Formulierungen. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber für den Inhalt des Zwischenzeugnisses nicht verantwortlich war, weil er z. B. aufgrund eines Betriebsübergangs erst später in die Arbeitgeberstellung gekommen ist.[6]

Gleiches gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber seinen zu beurteilenden Beschäftigten gebeten oder mit ihm vereinbart hat, dass dieser selbst das Zeugnis erstellt und der Arbeitgeber dies dann auch unterschrieben hat. Hier kann der Arbeitgeber sich im Nachhinein nicht darauf berufen, dass der Arbeitnehmer die Formulierungen und Beurteilungen selbst vorgenommen hat.[7] Anderes gilt allerdings für den Arbeitnehmer; hat er ein aus seiner Sicht zu beanstandendes Zwischenzeugnis erhalten, dieses aber nicht reklamiert, kann er dennoch das darauf basierende Endzeugnis beanstanden.[8]

Ändert sich aus gewichtigen Gründen die Beurteilung des Beschäftigten nach Erteilung des Zwischenzeugnisses, dann kann das Endzeugnis eine andere Leistungs- und Verhaltensbeurteilung enthalten. Diese Gründe müssen aber erheblich sein und damit auch die ursprüngliche Beurteilung infrage stellen können bei einer Sicht auf das gesamte Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber wird dies in einer gerichtlichen Auseinandersetzung auch beweisen müssen.

Ein Anspruch auf eine Schlussformel, eine sog. Dankes- und Wunschformel, besteht nicht, auch wenn dies mittlerweile üblich ist und eine solche auch geeignet ist, die Bewerbungschancen des Arbeitnehmers zu erhöhen.[9] Wird sie aber verwendet, darf sie nicht widersprüchlich sein zu der sonstigen Zeugnisbeurteilung.[10] Hat der Arbeitgeber eine Schlussformel aufgenommen, mit welcher der Arbeitnehmer nicht einverstanden ist, hat der Arbeitnehmer nur einen Anspruch auf ersatzlose Entfernung, nicht auf Korrektur oder Ergänzung der Schlussformel.[11]

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