Arbeitspapiere

Kurzbeschreibung

Arbeitspapiere sind alle Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen und für die Begründung und die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses notwendigerweise auszuhändigen sind.

Vorbemerkung

Der Arbeitnehmer hat die nachfolgend aufgelisteten Papiere - außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung - zu Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren hat. Im Falle des Verlusts ist der Arbeitgeber verpflichtet, an der Beschaffung von Ersatzpapieren mitzuwirken und bei schuldhaftem Verlust haftet er auf Schadensersatz.

Nach tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere vollständig zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben. Der Arbeitnehmer hat sie abzuholen. Noch nicht fertig gestellte Arbeitspapiere hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf seine Kosten und Gefahr zu übersenden. Ist die sofortige Aushändigung aller Arbeitspapiere am Tage des Ausscheidens aus betriebstechnischen Gründen nicht möglich, so empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer zu bescheinigen, dass sich die Arbeitspapiere noch beim Arbeitgeber befinden und demnächst ausgehändigt werden. Ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB steht dem Arbeitgeber nicht zu.

Checkliste zum Vorliegen der Arbeitspapiere

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Arbeitspapiere	notwendig bei	liegt vor
Arbeitsbescheinigung[1]
Arbeitserlaubnis	Ausländische Arbeitnehmer benötigen für eine abhängige Beschäftigung in der Bundesrepublik Deutschland einen Aufenthaltstitel unter Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, soweit sich durch Rechtsverordnung oder aus zwischenstaatlichen Abkommen nichts anderes ergibt (§ 39 Abs. 1 AufenthG). Das Erfordernis eines Aufenthaltstitels nach dem Aufenthaltsgesetz gilt aufgrund der gemeinschaftsrechtlichen Freizügigkeit nicht für EU-Bürger.
Rentenversicherungsnummer (falls nicht vorhanden: Geburtsdatum und -ort, ggf. Geburtsname, zur Beantragung einer Rentenversicherungsnummer)	Anmeldung zur Sozialversicherung
Steuerliche Identifikationsnummer
Gesundheitsbescheinigung	Jugendliche
Gesundheitszeugnis	Lebensmittelbranche
Lohnnachweiskarte	Baugewerbe
Kindergeldbescheinigung	Öffentlicher Dienst
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
Nachweis über Elterneigenschaft
Unterlagen über Vermögensbildung
Unterlagen über zusätzliche Renten	z.B. Riester-Rente, Tarifl.-Renten usw.
Urlaubsbescheinigung[2]
Zeugnisse

[1] Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III gehört zwar zu den Arbeitspapieren, sie ist jedoch nicht dem neuen Arbeitgeber bei der Bewerbung oder Einstellung vorzulegen. Vielmehr hat der alte Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Arbeitsbescheinigung auszustellen, in der u. a. die Art der Tätigkeit sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses angegeben werden, daneben auch die Höhe der Vergütung und der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Arbeitsbescheinigung dient nicht dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers, sondern der Information der Agentur für Arbeit zur sachgemäßen Ermittlung ihrer Leistungsverpflichtung. Ebenso dient sie der Überprüfung der Vermittlungsmöglichkeiten des Arbeitslosen in eine andere Tätigkeit. Für die Arbeitsbescheinigung ist der amtliche Vordruck der Arbeitsagentur zu verwenden.

[2] Vgl. § 6 Abs. 2 BUrlG.