Arbeitspapiere / Zusammenfassung
 
Begriff

Als Arbeitspapiere werden Dokumente bezeichnet, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis vorlegen muss. Nur so kann der Arbeitgeber seine gesetzlichen Verpflichtungen, z. B. Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, korrekt erfüllen.

Im ELStAM-Verfahren erhält der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.

Auch Unterlagen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer aushändigen muss, werden als Arbeitspapiere bezeichnet. Dazu zählen die Kindergeldbescheinigung, der Sozialversicherungsausweis, die Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub, das Arbeitszeugnis, Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und die Arbeitsbescheinigung. Im Baugewerbe kommt die Lohnnachweiskarte, in der Lebensmittelbranche das Gesundheitszeugnis, bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis und bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung hinzu.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: § 2a SchwarzArbG enthält spezielle Regelungen zur Mitführung von Personaldokumenten. Für die Vorlagepflicht des Sozialversicherungsausweises gilt § 18h SGB IV. Zu den wichtigen gesetzlichen Vorschriften gehören aus arbeitsrechtlicher Sicht noch Folgende: Bescheinigung über den im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Erholungsurlaub (§ 6 Abs. 2 BUrlG), Arbeitserlaubnis (§ 284 SGB III) bzw. Aufenthaltstitel gem. AufenthG, § 11 Abs. 1 AÜG bei Leiharbeitnehmern, Gesundheitsbescheinigung für Jugendliche (§ 32 Abs. 1 Nr. 2 JArbSchG).

Lohnsteuer: § 39 Abs. 1 EStG ordnet den Lohnsteuerabzug auf Basis der ELStAM an. Zum Abruf der ELStAM muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Daten mitteilen, vgl. § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG. Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, denen keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde, müssen dem Arbeitgeber gem. § 39e Abs. 8 Sätze 1 und 4 EStG die vom Wohnsitzfinanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorlegen. Den Abruf der ELStAM-Daten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer regelt § 39 Abs. 3 EStG. Zur Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2020 s. BMF, Schreiben v. 9.9.2019, IV C 5 – S 2378/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 911; für das Muster des Kalenderjahres 2021 s. BMF, Schreiben v. 9.9.2020, IV C 5 – S 2533/19/10030 :002, BStBl 2020 I S. 926.

Sozialversicherung: Für die Vorlagepflicht des Sozialversicherungsausweises gilt § 18h SGB IV. Der Arbeitnehmer hat - sofern sich dies nicht aus anderen Unterlagen ergibt - die Elterneigenschaft nachzuweisen. Außerdem sind Angaben über die gewählte Krankenkasse zu machen (bis zum 31.12.2020 war die Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung gefordert).

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