Arbeitspapiere / Lohnsteuer

1 Beginn des Arbeitsverhältnisses

1.1 Elektronische Lohnsteuerkarte

Im ELStAM-Verfahren muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nur noch in besonderen Fällen papierbasierte Dokumente für den Lohnsteuerabzug vorlegen.[1]

Der Lohnsteuerabzug kann vorgenommen werden, wenn der Arbeitnehmer bei Eintritt in das Dienstverhältnis dem Arbeitgeber seine Identifikationsnummer und seinen Geburtstag mitteilt. Im Übrigen muss der Arbeitnehmer mitteilen, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.

Des Weiteren muss der Arbeitnehmer angeben, ob und in welcher Höhe ein festgestellter Lohnsteuerfreibetrag im ELStAM-Verfahren abgerufen werden soll.[2]

1.2 Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Wurde einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer (IdNr)[1] zugeteilt, können ELStAM weder gebildet noch vom Arbeitgeber abgerufen werden. In diesem Fall stellt das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnsitzfinanzamt auf dessen Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ist ein Dokument, das der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vorlegen muss. Der Arbeitgeber muss diese entgegennehmen und während der Dauer des Dienstverhältnisses aufbewahren – längstens bis zum Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.[2]

Die erforderliche Bescheinigung kann ab 2021 auch der Arbeitgeber beantragen, wenn der Arbeitnehmer ihn hierzu bevollmächtigt hat.[3]

Ist der Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 2 EStG unbeschränkt steuerpflichtig oder nach § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt steuerpflichtig zu behandeln bzw. ist er beschränkt steuerpflichtig[4], hat er ab 2020 den Antrag auf die erstmalige Zuteilung einer Identifikationsnummer beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen.[5]

Da dieser Personenkreis in Deutschland regelmäßig nicht meldepflichtig ist, kann die für das Lohnsteuerabzugsverfahren erforderliche steuerliche IdNr nicht durch einen Anstoß der Gemeinde zugeteilt werden. Aus diesem Grund muss der Arbeitnehmer selbst die Zuteilung der steuerlichen IdNr beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt beantragen. Um Verständigungsprobleme bei der Antragstellung bzw. Verzögerungen bei der Postzustellung der IdNr in das Ausland zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber bevollmächtigen,[6]

die erstmalige Zuteilung der IdNr zu beantragen.[7]

Zur Beantragung der IdNr wird ein bundeseinheitlicher Vordruck durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt.[8]

[9]

Sofern das Betriebsstättenfinanzamt feststellt, dass dem betroffenen Arbeitnehmer bereits eine IdNr erteilt worden ist, teilt das Betriebsstättenfinanzamt diese dem Arbeitnehmer bzw. dem inländischen Bevollmächtigten mit.

Für den Fall, dass dem Arbeitnehmer keine IdNr zugeteilt werden kann, hat das Betriebsstättenfinanzamt weiterhin auf Antrag des Arbeitnehmers eine (Papier-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen.[10]

Auch diese Bescheinigung ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

 
Wichtig

Abruf von Lohnsteuerabzugsmerkmalen trotz vorhandener Identifikationsnummer noch nicht in allen Fällen möglich

Der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige ist ab dem 1.1.2020 freigeschaltet. Der Arbeitgeber hat daher ab diesem Zeitpunkt die Lohnsteuerabzugsmerkmale für diesen Personenkreis im ELStAM-Verfahren abzurufen.[11]

Für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ist allerdings dann keine Teilnahme am ELStAM-Verfahren möglich, wenn bei ihnen ein Freibetrag[12] zu berücksichtigen ist. Auch für Arbeitnehmer, die nach § 1 Abs. 2 EStG erweitert unbeschränkt steuerpflichtig sind oder die nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag wie unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandeln sind, ist die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ebenfalls noch nicht möglich. In diesen Fällen hat das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers wie bisher auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen und den Arbeitgeberabruf zu sperren.[13]

2 Ende des Arbeitsverhältnisses

Übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung, muss er dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres einen nach amtlichem Muster erstellten Ausdruck der elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung aushändigen oder elektronisch bereitstellen.[1]

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge