Abwesenheiten (Workflow)

Kurzbeschreibung

Arbeitsanweisung (Schritt-für-Schritt Anleitung), welche Aufgaben im Zusammenhang bei Abwesenheit von Mitarbeitern erledigt werden müssen.

Abwesenheiten (Workflow)

  Aufgaben Erwartetes Ergebnis Zuständigkeit Schnittstelle Vorhandene Hilfsmittel
1.1 Urlaub/Sonderurlaub in Deutschland        
  Zustimmung für Urlaub im Voraus bei der Führungskraft einholen (bei Bedarf, Resturlaub mit HR abstimmen bzw. prüfen) Mündliches OK für Urlaub Mitarbeiter Führungskraft  
  Ausfüllen des Urlaubsantrags Urlaubsantrag Mitarbeiter Führungskraft Urlaubsantrag, HI879727
  Unterzeichnung des Urlaubsantrags Schriftliches OK für Urlaub Führungskraft Mitarbeiter  
  Urlaubsantrag an HR weiterleiten Bearbeitung Mitarbeiter Personalabteilung  
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung    
  Urlaubsantrag in der Personalakte ablegen Schriftlicher Nachweis Personalabteilung    
1.2 Krankheit        
  Information durch Telefonat mit Führungskraft/Assistenz Information über Krankheit Mitarbeiter Führungskraft  
  Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail Information über Krankheit Führungskraft Personalabteilung  
  Eintrag in Software und in die Abwesenheitsliste Aktualität der Daten Personalabteilung   Abwesenheits- liste
  Ablage der Mail in die elektronische Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Spätestens am 4. Tag Attest beim Arbeitgeber vorlegen Gesetzliche Vorschrift Mitarbeiter Personalabteilung und Gehaltsabrechner  
  Nach 3 Tagen Prüfung, inwieweit Attest vorliegt Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung    
  Ablage der Erinnerungs-Mail in die elektronische Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Ablage der Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung in der Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Entgeltfortzahlung prüfen (EFZG §§ 3 ff.), Frist berechnen   Personalabteilung    
  Wenn kein Anspruch auf EFZ, Gehaltsabrechner informieren Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung Gehaltsabrechner  
  Bei Erkrankung während der Urlaubszeit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einholen Information über Krankheit Mitarbeiter Personalabteilung  
  Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Personalakte abheften Aktualität der Daten Personalabteilung    
  Tage der Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs gutschreiben Aktualität der Daten Personalabteilung   Software
1.3 Sonstige Abwesenheiten (Dienstreise, Weiterbildung, Arbeits- oder Wegeunfall)        
  Information durch schriftliche Meldung oder Telefonat mit Führungskraft/Assistenz Information über Abwesenheit Mitarbeiter Führungskraft  
  Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail Information über Abwesenheit Mitarbeiter Personalabteilung  
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung   Software
  Bei Arbeitsunfall:        
  Erstversorgung durch Betriebs- oder Durchgangsarzt bzw. Einweisung ins Krankenhaus Adäquate Unfallversorgung Arzt Personalabteilung  
  Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung   Unfallanzeige bei Arbeitsunfall, HI546467
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung    

Verabschiedet am

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