Sachzuwendungen anlässlich einer 2-tägigen Reise sind aufzuteilen, wenn die Reise
- an einem Tag von den Elementen einer Betriebsveranstaltung und
- am anderen Tag von den Elementen eines Dienstgeschäfts
geprägt ist.
Bleiben die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnenden, anteiligen Kosten innerhalb des 110-EUR-Freibetrags, liegt auch insoweit eine steuerfreie Betriebsveranstaltung vor.[1]
Entsprechend der möglichen Aufteilung bei Incentivereisen, die eine Trennung der Sachzuwendung in Arbeitslohn und steuerfreie Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse zulassen[2], ist nach diesen Grundsätzen auch bei der gemischt veranlassten betrieblichen Veranstaltung zu verfahren. Erst nach dieser Aufteilung kann die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags vorgenommen werden.[3]
Abgrenzung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Bestandteilen
Die Aufteilung ist in 2 Schritten vorzunehmen:
- Direkt zurechenbare Aufwendungen: Zunächst sind die Kostenbestandteile vom Gesamtaufwand der 2-tägigen Reise abzutrennen, die sich leicht und eindeutig ausschließlich den Bestandteilen der Betriebsveranstaltung bzw. den Dienstgeschäften zurechnen lassen. Der Kostenanteil für die dienstliche Verrichtung bleibt in jedem Fall steuerfrei, weil es den betrieblichen Aufwendungen insoweit an einem Entlohnungscharakter fehlt.
- Gemischt veranlasste Aufwendungen: In der 2. Stufe sind die verbleibenden (gemischten) Kosten im Wege der Schätzung auf die beiden Bereiche zu verteilen. Dabei ist im Regelfall auf die Zeitanteile abzustellen, die sich im Verhältnis des Betriebsveranstaltungsteils zu den betrieblich bedingten Reisebestandteilen ergeben. Hierunter fallen insbesondere die Fahrt- und Übernachtungskosten.
Ergibt sich nach der Kostenaufteilung, dass die für den Teil der Betriebsveranstaltung ermittelten Kosten den Höchstbetrag von 110 EUR pro Teilnehmer nicht überschreiten, bleiben diese als Betriebsveranstaltung steuerfrei. Dies gilt auch, wenn der Gesamtaufwand für die 2-tägige Reise über dem Freibetrag liegt.
Freibetrag durch zeitanteilige Aufteilung optimal ausschöpfen
Die vom BFH entschiedene Aufteilbarkeit von Betriebsveranstaltungen bietet interessante Möglichkeiten, um insbesondere bei Betriebsfeiern mit Übernachtung die Kosten im Rahmen des für die Steuerfreiheit maßgebenden 110-EUR-Freibetrags zu halten. Im Urteilsfall teilte sich der Betriebsausflug in eine Betriebsfeier am ersten Abend und eine Betriebsbesichtigung beim Hauptkunden am zweiten Tag auf. Zum gleichen Ergebnis wird man gelangen, wenn der Arbeitgeber als Dienstgeschäft am zweiten Tag eine betriebliche Fortbildung vorsieht. Die Fahrt- und Übernachtungskosten gehen in diesem Fall nur noch (zeit-)anteilig in die Berechnung des Freibetrags ein.
Aufteilung der Gesamtkosten bei einer 2-tägigen Betriebsveranstaltung
Die Mitarbeiter eines Steuerberatungsbüros fahren nach Hamburg zu einer 2-tägigen betrieblichen Veranstaltung. Am Anreisetag findet als einziger Programmpunkt ein ganztägiges Steuerfachseminar statt. Nach dem gemeinsamen Abend in einem Hamburger Fischrestaurant ist für den 2. Tag eine Stadtbesichtigung mit anschließender Hafenrundfahrt vorgesehen. Die Gesamtkosten pro Teilnehmer betragen 310 EUR. Davon entfallen auf die Seminartagungspauschale inklusive Verpflegung 110 EUR, auf Zugfahrt und Übernachtung 120 EUR und 40 EUR für Sonstiges.
Ergebnis: Die auf das Dienstgeschäft entfallenden Seminarkosten bleiben für die Prüfung des 110-EUR-Freibetrags außer Ansatz. Außerdem sind Fahrt- und Übernachtungskosten nur zeitanteilig mit 50 % dem gesellschaftlichen Teil der betrieblichen Veranstaltung zuzurechnen. Da die insgesamt auf die Betriebsveranstaltung entfallenden Kosten mit 100 EUR (= 40 EUR + 50 % von 120 EUR) innerhalb des Freibetrags von 110 EUR liegen, sind insoweit die Voraussetzungen einer steuerfreien Betriebsfeier erfüllt und die Arbeitgeberleistung stellt keinen Arbeitslohn dar. Die Aufwendungen für das Dienstgeschäft unterliegen ebenfalls nicht dem Lohnsteuerabzug. Die Fort- und Weiterbildungsleistung führt nicht zu Arbeitslohn, da sie unstreitig im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Steuerberaters durchgeführt wird.
Kostenaufteilung auch bei eintägigen Betriebsveranstaltungen
Nach diesen Aufteilungsgrundsätzen ist nicht nur bei mehrtägigen Veranstaltungen zu verfahren. Sie können auch bei eintägigen Betriebsveranstaltungen entscheidend sein, wenn z. B. ein eintägiger Betriebsausflug mit einer zweifelsfrei betrieblich veranlassten Betriebsbesichtigung verbunden wird. Dasselbe gilt für Fachvorträge und firmenbezogene Workshops, wenn diese mit einer betrieblichen Abendveranstaltung verbunden werden.[4] Auch hier sind ausschließlich die anteiligen Kosten für den gesellschaftlichen Teil der Veranstaltung auf den 110-EUR-Freibetrag anzurechnen.
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