Es ist nach Verwaltungsauffassung auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen.[1]
Zur Bemessungsgrundlage zählen auch die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern entstehen. Obgleich die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind, rechnen derartige Kosten zu den Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung. Der hiervon abweichenden Auffassung des FG Köln, das für die Berechnung der Steuerbefreiung auf die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer abstellt, hat der BFH eine klare Absage erteilt.[2] Diese Berechnungsweise wird damit begründet, dass sog. "No-Show-Kosten" für zunächst angemeldete, später aber – aus welchen Gründen auch immer – an der Betriebsfeier nicht teilnehmende Arbeitnehmer zu den unmittelbar durch die Betriebsveranstaltung veranlassten Gesamtkosten zählen. Da sie der zu bewertenden Veranstaltung direkt zurechenbar sind, erhöhen sie den für die Berechnung des Freibetrags allein maßgebenden (Brutto-)Gesamtaufwand des Arbeitgebers, auch wenn sie bei den tatsächlichen Teilnehmern zu keiner Vorteilsgewährung führen. Die fehlgeschlagenen Aufwendungen für nicht teilnehmende Personen mindern den Gesamtaufwand des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltungen nicht. Gegen die Entscheidung des BFH ist Verfassungsbeschwerde eingelegt.[3] Um Nachteile z. B. nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu vermeiden, ist den Betroffenen zu empfehlen, gegen die jeweiligen Lohnsteuerbescheide Einspruch einzulegen und das Ruhen des Verfahrens zu beantragen.
Beweisvorsorge durch Teilnehmerlisten
In jedem Fall sollte seitens der Lohnbuchhaltung Beweisvorsorge getroffen werden, um in Fällen einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können. Dazu ist es empfehlenswert, Listen der Teilnehmer und Anmeldungen zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
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