Abrechnung der Aufwendungen... / 4.2 Ermittlung der Gesamtkosten

4.2.1 Bemessungsgrundlage

Der Gesetzeswortlaut verlangt die Anrechnung aller Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer auf den Freibetrag, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.[1]

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind danach alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, die den teilnehmenden Personen gewährt werden. Unerheblich ist, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. In Betracht kommen Aufwendungen für

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,[2]
  • Eintrittskarten für den Besuch von Museen und Sehenswürdigkeiten im Rahmen der Betriebsveranstaltung,
  • den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, hierzu gehören auch die Kosten, die zur Vorbereitung der Betriebsveranstaltung anfallen, etwa für Vorreisen, Organisation und Versand,
  • Sachgeschenke, unabhängig von deren Wert. Hierzu gehören auch Sachgeschenke, die nachträglich an solche Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen.

Kosten für den äußeren Rahmen sind einzubeziehen

Zu den Zuwendungen für den äußeren Rahmen gehören auch Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.[3] Ein rechnerischer Anteil an den Kosten für die Ausgestaltung der Veranstaltung ist allerdings nur insoweit anzusetzen, als der Arbeitgeber diese gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge und Energie- bzw. Wasserkosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltung abgehalten wird, bleiben deshalb außer Ansatz.[4] Durch das Gesetz mittlerweile überholt ist die Rechtsprechung, nach der Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen, bei der Gesamtkostenermittlung für die Betriebsveranstaltung außer Ansatz bleiben. Z. B. blieben die Aufwendungen für das mit der Durchführung der Betriebsveranstaltung betraute externe Personal bis 2015 bei der Berechnung der 110-EUR-Grenze außer Ansatz.[5] Durch die gesetzliche Festlegung der lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 ist das Urteil für die Jahre ab 2015 bedeutungslos.

Bewertung der Zuwendungen

Sachzuwendungen sind nicht mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort[6] in die Berechnung der 110-EUR-Grenze einzubeziehen, sondern mit den Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen.[7] Speisen und Getränke können nicht mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden, da es sich nicht um arbeitstägliche Mahlzeiten handelt.[8]

Anzusetzen sind auch Geschenke, unabhängig von ihrem Wert, die der Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung erhält.[9] Als üblich werden z. B. Weihnachtspäckchen mit Nahrungs- und Genussmitteln, Bücher, CDs oder sonstige Geschenke angesehen, auch wenn deren Wert 60 EUR überschreitet.

 
Praxis-Beispiel

Berechnung der steuerpflichtigen Zuwendung einer mehrtägigen Betriebsfeier

Eine Firma führt Anfang September einen 2-tägigen Betriebsausflug mit Schiffsfahrt auf dem Bodensee durch. Für die 50 Arbeitnehmer sind insgesamt folgende Kosten entstanden:

 
Aufwendungen Kosten insgesamt
Busfahrt 750 EUR
Verpflegung 1.500 EUR
Übernachtung 1.500 EUR
Saalmiete 200 EUR
Schifffahrt 400 EUR
Tanzkapelle 250 EUR
Gesamt 4.600 EUR

Ergebnis: Sämtliche Aufwendungen sind in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen, auch soweit sie den "äußeren Rahmen" betreffen. Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 92 EUR (4.600 EUR/50 Arbeitnehmer). Die gesamte 2-tägige Betriebsveranstaltung ist damit lohnsteuerfrei, da der Betrag von 110 EUR nicht überschritten ist.

4.2.2 Teilnehmerkreis

4.2.2.1 Zuwendungshöhe nach tatsächlichen Teilnehmern

Es ist nach Verwaltungsauffassung auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen.[1] Das FG Köln stellt dagegen für die Berechnung der Steuerbefreiung von 110 EUR auf die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer ab.[2] Diese Berechnungsweise wird damit be...

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